Kiedy dyrektor może przetwarzać wizerunek pracownika?

Wizerunek nauczyciela lub pracownika administracji to nie tylko fotografia. To dobro osobiste chronione przepisami prawa cywilnego, prawa autorskiego oraz przepisami o ochronie danych osobowych. Pytania o możliwość publikacji zdjęcia nauczyciela na stronie internetowej, w mediach społecznościowych pojawia się często.

Kiedy zatem dyrektor – jako pracodawca i administrator danych – może legalnie wykorzystać wizerunek pracownika? Przypominamy i wyjaśniamy.

Dla dyrektora szkoły lub przedszkola kluczowe jest każdorazowe ustalenie, czy przetwarzanie lub rozpowszechnianie wizerunku odbywa się:

na podstawie zgody pracownika, na podstawie obowiązku prawnego, czy w ramach wyjątku przewidzianego w przepisach. Zasada ogólna – zgoda pracownika Co do zasady, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zgody osoby, której wizerunek dotyczy (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Ponieważ wizerunek jest daną osobową, jego przetwarzanie musi być zgodne z przepisami RODO.

Wizerunek pracownika nie został wymieniony w art. 22 1 Kodeksu pracy jako dana niezbędna do nawiązania i realizacji stosunku pracy (poza sytuacjami wynikającymi z przepisów szczególnych). Dlatego w większości przypadków dyrektor potrzebuje zgody pracownika, zwłaszcza gdy chodzi o:

publikację zdjęcia na stronie internetowej szkoły, zamieszczenie fotografii w mediach społecznościowych, wykorzystanie w materiałach promocyjnych, nagrania promujące placówkę, identyfikatory, które nie wynikają z obowiązku ustawowego. Jak powinna wyglądać prawidłowa zgoda? Zgodnie z art. 7 ust. 1 RODO zgoda:

nie musi być pisemna , ale musi być udokumentowana – szkoła musi wykazać, że została udzielona (np. formularz, system elektroniczny, e-mail), musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna, powinna jasno określać zakres wykorzystania wizerunku. W praktyce najbezpieczniejszą formą jest pisemna zgoda (papierowa lub elektroniczna) – łatwa do archiwizacji i przedstawienia podczas ewentualnej kontroli (np. UODO).

Zgoda powinna precyzować:

cel (np. promocja szkoły), miejsce publikacji (np. strona www, Facebook), czas przetwarzania. Wykorzystanie wizerunku poza zakresem udzielonej zgody stanowi naruszenie dóbr osobistych.

Kiedy zgoda nie jest potrzebna? Ustawa o prawie autorskim przewiduje trzy wyjątki:

Wynagrodzenie za pozowanie Jeżeli osoba otrzymała wynagrodzenie za rozpowszechnianie wizerunku i je przyjęła, uznaje się, że zgoda została udzielona.

Osoba powszechnie znana Zgoda nie jest wymagana w przypadku osoby publicznej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem funkcji publicznych.

Wizerunek jako element większej całości Zgoda nie jest potrzebna, gdy dana osoba stanowi jedynie szczegół całości, np. zgromadzenia, imprezy publicznej czy krajobrazu.

W praktyce szkolnej może to dotyczyć zdjęć z uroczystości, na których pracownik nie jest głównym tematem fotografii.

Wizerunek w legitymacji nauczyciela – podstawa ustawowa W przypadku legitymacji służbowej nauczyciela przetwarzanie wizerunku odbywa się na podstawie przepisów prawa, a nie zgody.

Zgodnie z art. 11b i 11c Karta Nauczyciela:

nauczycielowi wydaje się mLegitymację (dokument mobilny), na wniosek nauczyciela wydaje się również legitymację w formie karty, dokumenty te zawierają wizerunek twarzy nauczyciela. W tym zakresie dyrektor realizuje obowiązek ustawowy. Podstawą przetwarzania wizerunku jest obowiązek prawny ciążący na szkole – zgoda nauczyciela nie jest wymagana.

Monitoring wizyjny w szkole – przetwarzanie wizerunku na podstawie art. 108a Prawa oświatowego Odrębną i bardzo istotną podstawą przetwarzania wizerunku pracowników (w tym nauczycieli) jest monitoring wizyjny wprowadzony na podstawie art. 108a Prawo oświatowe.

W tym przypadku podstawą przetwarzania nie jest zgoda pracownika, lecz realizacja zadania ustawowego , polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochronie mienia.

Zgoda wówczas nie jest potrzebna, niemniej jednak dyrektor musi stosować się do zapisów art. 108a Prawa oświatowego i musi:

Wypełnić obowiązek informacyjny – uczniowie i pracownicy muszą zostać poinformowani o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 14 dni przed jego uruchomieniem. Przekazać informację nowym pracownikom – przed dopuszczeniem do pracy należy przekazać pisemną informację o stosowaniu monitoringu. Oznaczyć pomieszczenia i teren – miejsca monitorowane muszą być wyraźnie oznaczone. Zapewnić ochronę nagrań – dyrektor uzgadnia z organem prowadzącym odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane. Ograniczoyć czas przechowywania – nagrania przechowuje się nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie odrębnych przepisów. Konsekwencje bezprawnego wykorzystania wizerunku Wykorzystanie wizerunku bez podstawy prawnej może skutkować:

Odpowiedzialnością cywilną (naruszenie dóbr osobistych) Pracownik może żądać:

zaniechania naruszeń, usunięcia skutków (np. przeprosin), zadośćuczynienia, zapłaty na cel społeczny, odszkodowania w przypadku szkody majątkowej. Odpowiedzialnością na gruncie ochrony danych osobowych Naruszenie przepisów RODO może skutkować:

skargą do Prezesa UODO, kontrolą, administracyjną karą pieniężną. Dodatkowo może to rodzić odpowiedzialność pracodawcy na gruncie przepisów prawa pracy. Rekomendacje dla dyrektora Określ precyzyjnie cel i zakres wykorzystania wizerunku. Archiwizuj zgody w dokumentacji RODO. Nie domniemuj zgody z samego faktu zatrudnienia. Rozróżniaj sytuacje wynikające z obowiązku ustawowego (np. legitymacja, monitoring) od działań promocyjnych szkoły. Pamiętaj: Dyrektor może przetwarzać wizerunek pracownika: bez zgody – gdy wynika to wprost z przepisów prawa (np. legitymacja nauczyciela) lub gdy zachodzi ustawowy wyjątek, na podstawie zgody – w przypadku działań informacyjnych i promocyjnych szkoły. Kluczowe jest każdorazowe ustalenie podstawy prawnej – zanim wizerunek pracownika zostanie utrwalony i rozpowszechniony.

Obejrzyj e-szkolenie dla dyrektora: Wizerunek dzieci, pracowników w jednostkach oświatowych – prawo, procedury wewnętrzne, zadania dyrektora Podstawa prawna: art. 81 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r., poz. 24), art. 6 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), art. 11b i 11c ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r., poz. 986 ze zm), art. 108a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 ze zm.). Stan prawny na dzień: 20-02-2026

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – nowe definicje mobbingu i dyskryminacji

Stopień naukowy a awans zawodowy nauczyciela – szczególne uprawnienia w świetle Karty Nauczyciela

Podobne artykuły

Kiedy przedszkole może przetwarzać numer PESEL rodziców dziecka?

Medycyna pracy a ochrona danych osobowych

Naruszenia ochrony danych osobowych w jednostkach systemu oświaty – przykłady i wnioski praktyczne na podstawie wytycznych UODO

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Stopień naukowy a awans zawodowy nauczyciela – szczególne uprawnienia w świetle Karty Nauczyciela

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Kiedy dyrektor może przetwarzać wizerunek pracownika?

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – nowe definicje mobbingu i dyskryminacji

Stopień naukowy a awans zawodowy nauczyciela – szczególne uprawnienia w świetle Karty Nauczyciela

Podobne artykuły

Kiedy przedszkole może przetwarzać numer PESEL rodziców dziecka?

Medycyna pracy a ochrona danych osobowych

Naruszenia ochrony danych osobowych w jednostkach systemu oświaty – przykłady i wnioski praktyczne na podstawie wytycznych UODO

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Stopień naukowy a awans zawodowy nauczyciela – szczególne uprawnienia w świetle Karty Nauczyciela

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?