Obowiązki jednostek oświatowych związane z wdrożeniem e-doręczeń

Sprawdzamy, jakie obowiązki mają szkoły samorządowe i ministerialne związane z wdrożeniem doręczeń elektronicznych w oświacie od 1 stycznia 2025 r. A jest ich kilka.

Zakres obowiązków dyrektora jednostki oświatowej Ustawa o doręczeniach elektronicznych wskazuje tylko na niektóre obowiązki dla podmiotów publicznych. Całość działań uzupełniają informacje rządowe.

Listę zadań przed wdrożeniem sprawdź tutaj .

Podmioty publiczne (przedszkola, szkoły placówki oświatowe) obowiązane są:

powołać zespół lub wyznaczyć koordynatora wdrażania e-doręczeń w jednostce oświatowej (np. pracownika z sekretariatu); sprawdzić funkcjonowania e-doręczeń w środowisku testowy albo systemie kancelaryjnym elektronicznego zarządzania dokumentacją: Jeżeli jednostka oświatowa korzysta z systemów kancelaryjnych elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) powinna:

skontaktować się ze swoim dostawcą EZD i dowiedzieć się, czy rozpoczął integrację z systemem e-doręczeń, sprawdzić, czy posiada środowisko testowe, sprawdzić, jaki zakres wsparcia lub szkoleń oferuje dostawca, wyznaczyć osoby do testów, przeprowadzić testy. Jeżeli jednostka oświatowa nie korzysta z systemów kancelaryjnych elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) powinna:

wyznaczyć osoby do testowania aplikacji e-doręczeń, złożyć wniosek o dostęp do środowiska testowego, przeprowadzić testy. przeanalizować wewnętrzne procedury, regulaminy, instrukcje kancelaryjne ze względu na postępowanie z korespondencją w ramach e-doręczeń, znowelizować dokumenty: Instrukcja kancelaryjna Jeżeli chodzi o przedszkola, szkoły, placówki prowadzone przez jst to dyrektor tych jednostek jest obowiązany są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą :

powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji (art. 6 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Dyrektorzy przedszkoli, szkół, placówek, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:

instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt. Należy powyższe dokumenty zweryfikować i zaktualizować z punktu funkcjonowania e-doręczeń.

Polityka ochrony danych osobowych (RODO) Przedszkole, szkoła, placówka jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w ramach e-doręczeń.

Musi przeprowadzić analizę ryzyka a także ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) w związku z wdrażaniem systemu do obsługi obiegu dokumentów elektronicznych, obsługi elektronicznej korespondencji w celu określenia, jakie środki bezpieczeństwa danych osobowych należy wdrożyć w związku ze stosowaniem e-doręczeń.

Ponadto należy wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia na podstawie dokonanych analiz (np. uwierzytelnianie, hasłowanie dostępu do stanowisk komputerowych, szkolenia).

Klauzule informacyjne (RODO ) Jednostka musi opracować klauzule informacyjne które będą wykorzystywane w korespondencji w ramach e-doręczeń.

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych Jednostka musi wpisać do rejestru czynności przetwarzania danych osobowych nowe czynności przetwarzania jak np. obsługa i prowadzenie korespondencji z wykorzystaniem skrzynki do e-doręczeń.

dostosować szablony dokumentów, które będą wysyłane za pośrednictwem e-doręczeń; wyznaczyć administratora skrzynki e-doręczeń Przed uzyskaniem adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla podmiotu publicznego obowiązkowe jest wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń .

Administrator skrzynki do e-doręczeń to osoba, która ma odpowiadać za:

aktywację skrzynki doręczeń, wysyłanie i odbieranie korespondencji, zarządzanie korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny, konfigurowanie skrzynki doręczeń. Administratorem może być pracownik szkoły (np. sekretarz, pracownik sekretariatu).

Wskazanie administratora jest wymagane w samej procedurze wnioskowania o utworzenie adresu dla podmiotów publicznych. Można wskazać więcej niż jednego administratora (strony rządowe sugerują co najmniej dwóch).

zapewnić administratorowi podpis kwalifikowany; zapewnić szkolenie dla tego pracownika w zakresie e-doręczeń w kontekście elektronicznego obiegu dokumentacji; zapoznać się z regulaminem i umową na świadczenie PURDE i PUH (dokumenty dostępne są na stronie operatora wyznaczonego – Poczty Polskiej); złożyć wniosek o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych i aktywować skrzynkę do doręczeń elektronicznych do 1 stycznia 2025 r. Niezbędnym elementem realizacji obowiązków wynikających z ustawy jest utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Adres będzie wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Adres ten będzie powiązany ze skrzynką e-doręczeń, w ramach której operator wyznaczony (do 31 grudnia 2025 r. Poczta Polska) realizuje wymianę korespondencji. Skrzynka to narzędzie, które umożliwi wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych związanych z korespondencją.

Gdzie złożyć wniosek: www.edoreczenia.gov.pl

WAŻNE! Wnioskowanie o utworzenie adresu i skrzynki do doręczeń elektronicznych

Instrukcja do pobrania tutaj

Źródło: strona internetowa Ministerstwa Cyfryzacji. Podstawa prawna: art. 155 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1045), art. 6 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz.U. z 2024 r. poz. 1078), komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1077 ze zm.). Stan prawny na dzień: 12-12-2024

Egzamin ósmoklasisty, maturalny, zawodowy – co i kiedy się zmienia?

E-doręczenia w jednostkach oświatowych od 1 stycznia 2025 r. – OKRES PRZEJŚCIOWY

Podobne artykuły

Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?

E-doręczenia w jednostkach oświatowych – zmiany najpewniej od 1 stycznia 2026 r.

Obowiązki jednostek oświatowych związane ze stosowaniem e-doręczeń

Ustawa o doręczeniach elektronicznych w pytaniach i odpowiedziach

Harmonogram wdrożenia e-doręczeń w oświacie

E-doręczenia w jednostkach oświatowych od 1 stycznia 2025 r. – OKRES PRZEJŚCIOWY

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Obowiązki jednostek oświatowych związane z wdrożeniem e-doręczeń

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Egzamin ósmoklasisty, maturalny, zawodowy – co i kiedy się zmienia?

E-doręczenia w jednostkach oświatowych od 1 stycznia 2025 r. – OKRES PRZEJŚCIOWY

Podobne artykuły

Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?

E-doręczenia w jednostkach oświatowych – zmiany najpewniej od 1 stycznia 2026 r.

Obowiązki jednostek oświatowych związane ze stosowaniem e-doręczeń

Ustawa o doręczeniach elektronicznych w pytaniach i odpowiedziach

Harmonogram wdrożenia e-doręczeń w oświacie

E-doręczenia w jednostkach oświatowych od 1 stycznia 2025 r. – OKRES PRZEJŚCIOWY

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?