Ustawa o doręczeniach elektronicznych w pytaniach i odpowiedziach

Poniżej zamieszczam analizę najważniejszych zagadnień i pojęć stosowanych w ustawie z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, również na gruncie oświatowym.

Główne elementy ustawy o doręczeniach elektronicznych Ustawa wprowadza elektroniczny odpowiednik listu poleconego – doręczenie elektroniczne. Z elektronicznym doręczeniem powiązane są następujące usługi: publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), publiczna usługa hybrydowa (PUH), kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KURDE). Ustawa wprowadza instytucje adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Ustawa wprowadza powszechne uprawnienie do uzyskania elektronicznego adresu. Dla wielu podmiotów publicznych (w tym jednostek budżetowych – jednostek oświatowych) posiadanie adresu jest obowiązkowe. Sam adres nie wystarczy – adres musi być połączony ze skrzynką odbiorczą. Skrzynki udostępnia Poczta Polska, ale skrzynki mogą być oferowane przez inne podmioty (kwalifikowani dostawcy usług). Doręczenie elektroniczne jest podstawową formą doręczania korespondencji między podmiotami publicznymi ale i podmiotami mającymi adres do doręczeń elektronicznych. Na adres będzie można wysyłać wszystkie te pisma, które obecnie wysyłane są listem poleconym. E-doręczenie jest obowiązkowe w sytuacji gdy wymagany jest albo jednostka oświatowa chce mieć dowód nadania, dostarczenia (np. w postępowaniu administracyjnym, tam gdzie stosujemy KPA, ordynację podatkową). W okresie przejściowych od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. stosowane są równolegle różne formy doręczania korespondencji (tradycyjnie pocztą, ePUAP, e-doręczenie, inne systemy). Określono zasady wystawiania dowodów doręczania i momentu doręczenia. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) – art. 2 pkt 8 To usługa elektroniczna, której zadaniem jest przesyłanie korespondencji, jej zabezpieczenie oraz wystawianie dowodów wysłania i doręczenia, a także dowodów technicznych opisujących drogę korespondencji na każdym jej etapie.

To usługa zaufania polegająca na wysyłaniu wiadomości między dwiema stronami, czyli nadawcą i odbiorcą, poprzez system teleinformatyczny strony trzeciej – operatora wyznaczonego (Poczty Polskiej), służąca do komunikacji z podmiotami publicznymi.

Publiczna usługa hybrydowa (PUH) – art. 2 pkt 7 To taka usługa przesyłki, w której korespondencja pierwotnie przyjmuje postać elektroniczną, a następnie przez operatora pocztowego (wyznaczonego) jest drukowana, kopertowana i doręczana w postaci papierowej,

Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno-papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna:

zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie; potwierdza tożsamość nadawcy; daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość. Konwersja z postaci elektronicznej na papierową odbywa się automatycznie, a sama przesyłka doręczana jest pod wskazany adres do doręczeń zwykłych, papierowych listów poleconych. Nadawcą PUH może być wyłącznie podmiot publiczny.

Ta usługa ma być uzupełnieniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i ma zapewnić korespondencję również w kontaktach z osobami wykluczonymi cyfrowo lub osobami, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe.

Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KURDE) – art. 2 pkt 3 To usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego spełniające warunki określone w art. 44 ust. 1 rozporządzenia eIDAS.

Wymogi:

jest świadczona przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania; z dużą dozą pewności zapewnia identyfikację nadawcy; zapewnia identyfikację adresata przed dostarczeniem danych; wysłanie i otrzymanie danych jest zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych; każda zmiana danych niezbędna do celów wysłania lub otrzymania danych jest wyraźnie wskazana nadawcy i adresatowi danych; data i czas wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych są wskazane za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu. W przypadku przesyłania danych między co najmniej dwoma kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania powyższe wymogi mają zastosowanie do wszystkich kwalifikowanych dostawców usług zaufania.

Kwalifikowani dostawcy usług (KDU) Kwalifikowani dostawcy usług to podmioty, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostali wpisani do rejestru dostawców usług zaufania. Lista jest dostępna na stronach Ministerstwach Cyfryzacji .

Zasada elektronicznego doręczania pism – art. 4, art. 5 Pisma wysyłane przez podmioty publiczne muszą być doręczane elektronicznie – za pomocą PURDE (art. 4) Jako uzupełniający sposób doręczania ustawa wprowadza doręczenie hybrydowe – za pomocą PUH (art. 5) Ustawa przewiduje wyjątki, kiedy nie stosuje się przepisów o doręczeniu elektronicznym i hybrydowym (art. 3, art. 6) Podmiot publiczny co do zasady obowiązany jest wysyłać korespondencję elektronicznie za pomocą PURDE (publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego) , a jeśli takiej możliwości nie ma, dopiero PUH (publiczną usługą hybrydową) albo innymi metodami (art. 4, art. 5)

Obowiązek stosowania rejestrowanego doręczenia elektronicznego następuje w sytuacji, w której konieczne jest uzyskanie dowodu doręczenia.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Niekoniecznie musi to wynikać z przepisu odrębnego, lecz może z samodzielnej decyzji/potrzeby jednostki oświatowej.

Jeżeli jednostka potrzebuję dowodu doręczenia – stosuje doręczenia elektroniczne. Jeśli takiego potwierdzenia nie potrzebuje, może stosować inne tryby, np. e-mail, forma papierowa.

Kto posiada adres do doręczeń elektroniczny? Podmioty zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych:

podmioty publiczne (art. 8) członkowie korporacji zawodowych (art. 9) osoby wpisane do CEIDG (art. 9) podmioty wpisane do KRS (art. 9) Podmioty uprawnione do posiadania adresu elektronicznego:

podmioty niepubliczne (przede wszystkim osoby fizyczne), które nie są zobowiązane do posiadania adresu mogą wystąpić o nadanie adresu z własnej inicjatywy (art. 10) Czym jest adres do doręczeń elektronicznych (ADE)? adres elektroniczny umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata, nie może zmienić właściciela (art. 2 pkt 1), to nie jest adres e-mail, ciąg liczb jednoznacznie powiązanych z podmiotami (jak nr telefonu), każdy adres do e-doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) np. AE:PL-12345-67890-ABCDE-12, adresy są nadawane przez ministra ds. informatyzacji, adres jest tworzony na wniosek (art. 13) lub z urzędu (art. 11 pkt 2), każdy podmiot może posiadać tylko jeden adres do doręczeń (art. 32 ust. 1), osoby fizyczne wskazane w art. 9 (członkowie korporacji zawodowych, osoby wpisane do CEIDG) mogą posiadać 2 adresy – prywatny i służbowy (art. 32 ust. 2), minister ds. informatyzacji prowadzi i aktualizuję bazę adresów, za zgodą ministra ds. informatyzacji podmiot publiczny może dla swoich oddziałów uzyskać oddzielne adresy (art. 32 ust. 3). w przypadku rezygnacji i zamknięcia ADE, nie można będzie więcej skorzystać z tego konkretnego ciągu znaków. Baza adresów elektronicznych (BAE) – art. 2 pkt 1 Na potrzeby e-doręczeń utworzona została baza adresów elektronicznych (BAE) , którą prowadzi minister ds. informatyzacji.

BAE zawiera zamknięte katalogi danych dotyczące trzech kategorii podmiotów:

publicznych, niepublicznych będących osobą fizyczną oraz niepublicznych niebędących osobą fizyczną. Przetwarzane w BAE dane identyfikują w sposób wystarczający podmiot, którego dotyczą.

Adresy elektroniczne zamieszczone w BAE są wiarygodne, ponieważ podczas wnioskowania o adres do e-doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.

Każdy adres do e-doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Czym jest skrzynka do doręczeń elektronicznych? Skrzynka do doręczeń elektronicznych to narzędzie informatyczne umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie przesyłek (art. 2 pkt 9). Otwarcie skrzynki jest następstwem uzyskania adresu do doręczeń. Skrzynki są prowadzone przez operatora wyznaczonego (Poczta Polska) lub operatora komercyjnego. Operator komercyjny musi posiadać status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania (art. 43 i następne eIDAS). Operatorzy umożliwiają przenoszenie skrzynek między operatorami. Podmiot, który zdecyduje się zmienić operatora, u którego prowadzona jest jego skrzynka może przeprowadzić tę zmianę z jednoczesnym zachowaniem dotychczasowego adresu skrzynki – analogicznie do zmiany operatora w telefonii komórkowej. Wszyscy operatorzy prowadzą skrzynki zgodnie z wymogami ustanowionymi dla rejestrowanych doręczeń elektronicznych (art. 3 pkt 36 eIDAS). Dostęp do skrzynki e-doręczeń uzyskuje się na podstawie:

wypełnionego wniosku o założenie adresu do e-doręczeń automatycznie, poprzez wpis lub aktualizację danych w rejestrach państwowych Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej CEIDG lub Krajowym Rejestrze Sądowym KRS. Moment doręczenia pism – art. 41 Moment doręczenia pism adresowanych dla podmiotu publicznego

po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych Moment doręczenia pism adresowanych dla podmiotu niepublicznego:

W momencie odebrania pisma, przy czym przez odebranie rozumie się każde działanie adresata, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Dla pism nadesłanych przez podmiot publiczny – po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. (nadawca) podmiot publiczny – (adresat) podmiot niepubliczny – fikcja doręczenia. (nadawca) podmiot niepubliczny – (adresat) podmiot niepubliczny – nie ma fikcji doręczenia. Kto obsługuje e-doręczenia? Operator wyznaczony (art. 2 pkt 4)

posiada monopol na prowadzenie skrzynek podmiotów publicznych (art. 8), prowadzi skrzynki podmiotów niepublicznych o ile podmiot niepubliczny nie zechce przenieść skrzynki do operatora komercyjnego, czasowo operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska do 31.12.2025 r. (art. 149). Operatorzy komercyjni

prowadzą skrzynki założone na życzenia podmiotów niepublicznych (art. 9, art. 23). Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-doręczenia? Nie podlega opłacie przekazywanie korespondencji w ramach PURDE pomiędzy podmiotami publicznymi (art. 52 ust. 2). Podmiot niepubliczny jest zwolniony z opłaty w ramach PURDE (art. 52 ust. 3). Podmiot publiczny ponosi opłatę za przekazanie korespondencji: do podmiotu niepublicznego w ramach PURDE w wysokości 5,30 zł (netto) w ramach PUH w wysokości 8,35 zł (netto ) zgodnie z cennikiem zatwierdzonym przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej

( https://bip.poczta-polska.pl/wp-content/uploads/Cennik-PURDE-i-PUH_2024_v.4.0.pdf )

Uiszczanie opłat następuje zgodnie z regulaminem świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej https://bip.poczta-polska.pl/regulamin-purde-i-puh/ Jest możliwe zawieranie umów z Pocztą Polską w celu określania indywidualnych warunków uiszczania opłat w sytuacji niestandardowego procesu związanego z rozliczeniami wykraczającym poza uregulowania regulaminu świadczenia usług PURDE i PUH, np. płatnikiem nie jest nadawca przesyłek czy też oczekiwaniem nadawcy jest wydłużony termin płatności faktury. Jak podmioty publiczne rozliczają się z Pocztą Polską za przesyłki wysyłane przez e-doręczenia? Będą płacić operatorowi wyznaczonemu (Poczcie Polskiej S.A.) na podstawie faktury za zrealizowane usługi płatne przelewem na rachunek bankowy w niej wskazany. Termin płatności to 14 dni kalendarzowych od daty wystawienia faktury. Poczta wystawi fakturę najpóźniej 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wyśle ją w formacie PDF na adres e-mail wskazany przez podmiot publiczny do powiadomień. Źródło: strona internetowa Ministerstwa Cyfryzacji (dostęp z 10 grudnia 2024 r.), strona internetowa Poczty Polskiej (dostęp z 10 grudnia 2024 r.). Podstawa prawna: ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73). Stan prawny na dzień: 17-12-2024

Sprawozdanie dyrektora z pracy szkoły w I okresie – przykład

Sprawozdanie z pracy wychowawczej (wychowawcy klasy) w I okresie roku szkolnego 2024/2025

Podobne artykuły

Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?

E-doręczenia w jednostkach oświatowych – zmiany najpewniej od 1 stycznia 2026 r.

Obowiązki jednostek oświatowych związane ze stosowaniem e-doręczeń

Harmonogram wdrożenia e-doręczeń w oświacie

E-doręczenia w jednostkach oświatowych od 1 stycznia 2025 r. – OKRES PRZEJŚCIOWY

Sprawozdanie z pracy wychowawczej (wychowawcy klasy) w I okresie roku szkolnego 2024/2025

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych w pytaniach i odpowiedziach

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Sprawozdanie dyrektora z pracy szkoły w I okresie – przykład

Sprawozdanie z pracy wychowawczej (wychowawcy klasy) w I okresie roku szkolnego 2024/2025

Podobne artykuły

Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?

E-doręczenia w jednostkach oświatowych – zmiany najpewniej od 1 stycznia 2026 r.

Obowiązki jednostek oświatowych związane ze stosowaniem e-doręczeń

Harmonogram wdrożenia e-doręczeń w oświacie

E-doręczenia w jednostkach oświatowych od 1 stycznia 2025 r. – OKRES PRZEJŚCIOWY

Sprawozdanie z pracy wychowawczej (wychowawcy klasy) w I okresie roku szkolnego 2024/2025

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?