Jednostki oświatowe – szkoły podstawowe, ponadpodstawowe, przedszkola oraz inne placówki prowadzone przez samorządy – coraz częściej uzyskują przychody z tzw. działalności dodatkowej, np. z wynajmu pomieszczeń, organizacji zajęć odpłatnych czy udostępniania infrastruktury. Od 2026 r. sposób dokumentowania takich czynności ulegnie zasadniczej zmianie. Wszystkie podmioty będące podatnikami VAT, a więc także szkoły jako jednostki organizacyjne JST, będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Poniżej wyjaśniamy, kiedy szkoła musi korzystać z KSeF, jakie są wyjątki, a także do czego trzeba się przygotować, aby prawidłowo wdrożyć system.
Kiedy stosuje się KSeF?
Ustawa o VAT przewiduje, że podatnicy VAT będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Obowiązek zostanie wprowadzony etapowo:
-
od 1 lutego 2026 r. – podatnicy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
-
od 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy.
Data 1 kwietnia 2026 r. obejmie m.in.:
- mikroprzedsiębiorców,
- małe i średnie firmy,
- jednoosobowe działalności gospodarcze,
- przedsiębiorców zwolnionych z VAT,
- organizacje i instytucje (w tym szkoły i jednostki miejskie JST),
- pracodawców, freelancerów i wykonawców usług.
Jeżeli szkoła działa jako podatnik VAT i powinna wystawić fakturę – co do zasady musi wystawić ją w KSeF.
Dlaczego szkoła musi korzystać z KSeF?
Od kilku lat jednostki samorządu terytorialnego działają jako jeden podatnik VAT wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi, w tym szkołami. Oznacza to, że:
- szkoła nie ma odrębnego statusu podatnika,
- jej czynności odpłatne (np. wynajem hali, sal, stołówki) są rozliczane w ramach VAT JST,
- obowiązki dotyczące fakturowania obejmują również jednostkę oświatową.
W konsekwencji szkoły muszą korzystać z KSeF na tych samych zasadach, co urząd gminy lub urząd miasta, ponieważ stanowią jego integralną część jako podatnika VAT.
Kiedy szkoła musi korzystać z KSeF?
Gdy wykonuje działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT. Dotyczy to w szczególności:
- wynajmu pomieszczeń: sal lekcyjnych, hali sportowej, boiska,
- świadczenia usług na podstawie umów cywilnoprawnych,
- usług żywieniowych (jeśli są opodatkowane),
- sprzedaży towarów lub usług w innych formach.
W takich przypadkach szkoła musi wystawić fakturę – a więc od 2026 r. także fakturę w KSeF.
Wyjątki – kiedy nie trzeba korzystać z KSeF?
Przepisy przewidują zamknięty katalog sytuacji, w których nie stosuje się KSeF. Dotyczą one m.in.:
- podatników bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- podatników korzystających z procedur szczególnych (OSS/MOSS) – w zakresie tych czynności,
- faktur wystawianych na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) – transakcje B2C nie podlegają obowiązkowi korzystania z KSeF,
- niektórych przypadków określonych w przepisach wykonawczych.
W praktyce dla szkoły oznacza to:
- faktury dla firm i przedsiębiorców (B2B) – powinny trafiać do KSeF,
- faktury dla rodziców lub uczniów (B2C) – nie wymagają KSeF, chyba że rodzic prowadzi działalność i żąda faktury na firmę.
Przygotowanie do pracy w KSeF – na co musi być gotowa szkoła?
Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania organizacji pracy zarówno w sekretariacie, jak i w księgowości jednostki obsługującej. Najważniejsze obszary przygotowań to:
A. Dostęp do KSeF i zarządzanie uprawnieniami
- logowanie za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej,
- nadanie uprawnień pierwszemu użytkownikowi (ZAW-FA w przypadku JST),
- określenie ról: dyrektor, główny księgowy, pracownicy sekretariatu, referat finansowy JST,
- generowanie tokenów do integracji z systemami finansowymi.
B. Konfiguracja konta oraz integracja z programami szkolnymi
- podłączenie KSeF do systemów księgowych (np. VULCAN),
- ustalenie procedur: kto wystawia faktury, kto odbiera, kto akceptuje,
- zapewnienie poprawności danych kontrahentów.
C. Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF
- tworzenie faktury ustrukturyzowanej krok po kroku,
- wysyłanie faktury do KSeF i monitorowanie jej statusu,
- odbieranie faktur zakupowych od kontrahentów,
- prawidłowe oznaczanie faktur: dotacje, zamówienia publiczne, zakupy szkolne, usługi edukacyjne,
- procedury błędów i duplikatów.
D. Archiwizacja, raportowanie i dostęp do danych
- faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat – szkoła nie musi ich archiwizować tradycyjnie,
- generowanie zestawień i raportów dla JST lub księgowości,
- zasady ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa w systemie.
Od 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się podstawowym narzędziem wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Obowiązek ten obejmie również wszystkie jednostki oświatowe, ponieważ działają one jako część scentralizowanego podatnika VAT – jednostki samorządu terytorialnego.
Dlatego każda szkoła powinna już teraz:
- przeanalizować, jakie czynności dokumentuje fakturami i kto jest ich odbiorcą,
- przygotować procedury nadawania uprawnień oraz obiegu faktur,
- sprawdzić integrację oprogramowania z KSeF,
- zaplanować zasady pracy sekretariatu i księgowości po wdrożeniu systemu.
Podstawa prawna:
Stan prawny na dzień:
- 30-11-2025
