Decyzja administracyjna – czy wpisywać PESEL?

x

Dyrektor szkoły, obok swoich funkcji kierowniczych, często pełni także rolę organu administracji publicznej. W praktyce wiąże się to z wydawaniem decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych dotyczących uczniów i rodziców — takich jak:

• skreślenie ucznia z listy uczniów,
• wcześniejsze przyjęcie dziecka do szkoły,
• odroczenie obowiązku szkolnego,
• zezwolenie na spełnianie obowiązku szkolnego lub nauki poza szkołą,
• odmowa udzielenia zezwolenia na indywidualny program lub tok nauki,
• odmowa udostępnienia informacji publicznej czy umorzenie postępowania.

Wydając takie decyzje, dyrektor musi nie tylko stosować Kodeks postępowania administracyjnego, ale również przestrzegać zasad ochrony danych osobowych wynikających z RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych).

Jakie elementy musi zawierać decyzja administracyjna?

Zgodnie z art. 107 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.), decyzja administracyjna powinna zawierać m.in.:

1. oznaczenie organu,
2. datę wydania,
3. oznaczenie strony lub stron postępowania,
4. podstawę prawną,
5. rozstrzygnięcie,
6. uzasadnienie faktyczne i prawne,
7. pouczenia o odwołaniu i prawach stron,
8. podpis organu,
9. w niektórych przypadkach — pouczenie o możliwości wniesienia powództwa do sądu bądź sprzeciwu, wraz z informacją o opłatach.

Z punktu widzenia prawa o ochronie danych najważniejsze jest oznaczenie strony postępowania – czyli danych, które identyfikują osobę, wobec której decyzja jest wydana.

UODO: PESEL w decyzji — nie jest konieczny i jest niezgodny z RODO

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) wskazuje, że przy oznaczaniu strony postępowania wystarczające są dane osobowe, które są adekwatne i niezbędne do realizacji celu postępowania, takie jak:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania.

Podanie numeru PESEL w decyzji administracyjnej jako element identyfikujący stronę:

• nie wynika wprost z przepisów prawa,
• jest zbędne i nadmiarowe względem celu wydania decyzji,
• narusza zasadę minimalizacji danych osobowych określoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO (dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do niezbędnego minimum).

Numer PESEL jest bowiem szczególnym identyfikatorem, który nie tylko pozwala na identyfikację osoby, ale także na dostęp do wielu innych danych. Z tego względu jego przetwarzanie w decyzji administracyjnej nie jest uzasadnione prawnie i nie powinno być praktykowane.

Wyjątek — postępowanie egzekucyjne

Organ nadzorczy dopuszcza sytuację, w której podanie numeru PESEL jest uzasadnione — dopiero na etapie postępowania egzekucyjnego. W przypadku wydania tytułu wykonawczego w postępowaniu egzekucyjnym organ musi podać m.in. PESEL dłużnika lub inny identyfikator (np. NIP), ponieważ tak stanowi art. 27 § 1 pkt 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

W tej konkretnej sytuacji przetwarzanie numeru PESEL jest zgodne z prawem, ponieważ:

• wynika wprost z przepisu szczególnego,
• jest niezbędne do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na organie (podstawa legalności: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Ważne dla dyrektora!

Dyrektor wydający decyzję administracyjną powinien:

• oznaczać strony postępowania tylko takimi danymi, jakie są konieczne (imię, nazwisko, adres),
• unikać umieszczania numerów PESEL w treści decyzji.

Działanie zgodne z zasadą minimalizacji danych nie tylko zmniejsza ryzyko naruszenia RODO, ale także jest wynikiem szanowania prywatności stron postępowania.

A zatem dyrektor wydając decyzję administracyjną musi brać pod uwagę nie tylko wymogi KPA, ale także zasady wynikające z RODO.

Źródło:

• uodo.gov.pl (dostęp z dnia 12.01.2026).

Podstawa prawna:

• art. 107 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jeden.: Dz. U. z 2024 r., poz. 572),
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
• ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 ze zm.).

Stan prawny na dzień:

• 13-01-2026