W postępowaniu wyjaśniającym, a następnie dyscyplinarnym dotyczącym nauczyciela uprawnione podmioty mogą zbierać wszelkie dowody, które są konieczne dla wyjaśnienia sprawy. Jeśli jednak zwracają się one do administratora o udostępnienie określonych danych osobowych, to powinny swój wniosek starannie uzasadnić, a zadaniem administratora jest ustalenie, czy spełnione są przesłanki umożliwiające udostępnienie danych.
To ogólne zalecenie, które Prezes UODO sformułował w związku z wątpliwościami, czy komisja dyscyplinarna badająca sprawę zachowania nauczyciela może żądać od dyrektora szkoły udostępnienia takich dokumentów dotyczących konkretnego ucznia, jak: orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, wielospecjalistyczna ocena poziomu funkcjonowania, indywidualny program edukacyjno-terapeutyczny, które zawierają dane osobowe dziecka należące do kategorii szczególnych.
Organ nadzoru wskazał, że zgodnie z art. 85g ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, w postępowaniu wyjaśniającym dowody są przeprowadzane przez rzecznika dyscyplinarnego, a w postępowaniu dyscyplinarnym – przez komisję dyscyplinarną. Nie wyłącza to prawa do zgłoszenia wniosku dowodowego przez nauczyciela, którego dotyczy postępowanie wyjaśniające, lub obwinionego (ust. 1). W postępowaniu wyjaśniającym i postępowaniu dyscyplinarnym rzecznik dyscyplinarny lub komisja dyscyplinarna mogą przesłuchiwać świadków, zbierać i przeprowadzać wszelkie dowody konieczne dla wyjaśnienia sprawy, w tym zasięgać opinii biegłych, oraz przeglądać akta osobowe odpowiednio nauczyciela, którego dotyczy postępowanie wyjaśniające, lub obwinionego, a także sporządzać z nich notatki i kopie (ust. 2). Zgodnie natomiast z § 23 ust. 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 maja 2016 r. w sprawie szczegółowego trybu prowadzenia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego wobec nauczycieli oraz wznawiania postępowania dyscyplinarnego, do zamknięcia rozprawy rzecznik dyscyplinarny, obwiniony i jego obrońca mogą zgłaszać wnioski o dopuszczenie nowych dowodów, w tym powołanie biegłych.
Rozstrzygając kwestię dopuszczalności przetwarzania, w tym udostępniania, danych osobowych na potrzeby postępowania wyjaśniającego lub dyscyplinarnego, pod uwagę brać należy również przepisy RODO. Zgodnie z nimi (art. 5), administrator zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem, zapewnić im poufność, a w razie ewentualnej kontroli organu nadzorczego – rozliczalność. Przetwarzanie, w tym również udostępnianie danych osobowych, może się zaś odbywać jedynie po spełnieniu jednego z warunków określonych w art. 6 RODO, a w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych – po spełnieniu przesłanek określonych w art. 9 RODO.
Każdy wniosek o udostępnienie danych wymaga indywidualnej analizy. Rozpatrujący go administrator musi wziąć pod uwagę: obowiązujące przepisy prawa, rodzaj danych osobowych, cel oraz uzasadnienie potrzeby posiadania danych przez podmiot, który występuje o ich udostępnienie, w tym wskazanie przez niego podstawy prawnej żądania. W przypadkach, gdy uzasadnienie prawne lub faktyczne wniosku budzi wątpliwości, celowe jest uzyskanie od wnioskującego wyjaśnień lub dodatkowych informacji. Każdy wniosek powinien bowiem zawierać niebudzącą wątpliwości podstawę prawną.
Jak wskazano wyżej, w postępowaniu wyjaśniającym, a następnie dyscyplinarnym nauczyciela uprawnione podmioty mogą zbierać wszelkie dowody, pod warunkiem że będą one konieczne dla wyjaśnienia sprawy. Zadaniem administratora będzie odpowiednia analiza składanych przez te podmioty wniosków. W przypadku wskazania w nich podstawy prawnej, która nie spełnia warunków określonych w art. 6 lub art. 9 RODO albo w razie całkowitego jej braku, administrator powinien odmówić realizacji wniosku, aby nie narazić się na naruszenie wymienionych wyżej zasad, tj. przetwarzania danych zgodnie z prawem, zapewnienia ich poufności i rozliczalności.
Źródło:
Newsletter UODO dla Inspektorów Ochrony Danych – Nr 10/2021 (31), Październik 2021
