Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz bliżej, a z nim pytania – m.in. dotyczące fakturowania zakupów realizowanych przez jednostki oświatowe działające jako jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego.
Odpowiedzi na te kwestie udzieliło Ministerstwo Finansów i Gospodarki w odpowiedzi na interpelację poselską nr 14259 dotyczącą luk funkcjonalnych KSeF w fakturowaniu na rzecz JST.
JST w strukturze KSeF – jak działa oznaczenie jednostki podrzędnej?
Ministerstwo potwierdza, że w obowiązującej strukturze logicznej FA(3) wprowadzono mechanizm rozpoznawania faktur dotyczących jednostek podrzędnych JST. Odbywa się to poprzez odpowiednie oznaczenie danych nabywcy.
W praktyce faktura zakupowa dla szkoły powinna zawierać:
- Podmiot1 – dane sprzedawcy,
- Podmiot2 – dane nabywcy, czyli JST (z NIP JST nadanym na potrzeby VAT),
- znacznik JST w Podmiot2:
- wartość „1” – gdy zakup dotyczy jednostki podrzędnej JST (np. szkoły),
- wartość „2” – gdy zakup nie dotyczy jednostki podrzędnej,
- Podmiot3 – dane jednostki podrzędnej JST (np. szkoły), z określeniem roli „8” (odbiorca JST).
Oznacza to, że już na etapie wystawiania faktury sprzedawca powinien wskazać, czy transakcja dotyczy jednostki podrzędnej JST, a w przypadku odpowiedzi twierdzącej – uzupełnić dane szkoły w sekcji Podmiot3.
Czy Podmiot3 jest obowiązkowy?
wypełnienie sekcji Podmiot3 nie jest obowiązkowe ani technicznie, ani prawnie.
Ministerstwo Finansów wprost wskazało, że nie jest możliwe wprowadzenie systemowego obowiązku uzupełniania pola Podmiot3. Wynika to z ograniczeń prawa unijnego – w szczególności art. 226 dyrektywy VAT – które określa zamknięty katalog danych wymaganych na fakturze.
W konsekwencji:
- KSeF nie odrzuci faktury, w której wskazano JST jako nabywcę, ale nie uzupełniono Podmiot3,
- brak Podmiot3 nie powoduje błędu walidacyjnego po stronie systemu.
Jak szkoła może być identyfikowana w KSeF?
MF wskazuje dwa dopuszczalne modele identyfikacji jednostek podrzędnych JST, z których mogą korzystać szkoły:
-
Model NIP jednostki podrzędnej
– w Podmiot3 podawany jest NIP szkoły (jeżeli taki został nadany). -
Model identyfikatora wewnętrznego (IDWew)
– JST może stosować wewnętrzny identyfikator jednostki (np. szkoły), zamiast jej NIP, w ramach modelu uprawnień dedykowanego JST.
Oba rozwiązania umożliwiają:
- dostęp szkoły do faktur wystawionych na JST,
- prawidłowy obieg dokumentów w systemach finansowo-księgowych JST,
- rozliczenia wewnętrzne i kontrolę wydatków.
Systemowe rozwiązania?
Ministerstwo Finansów jednoznacznie wskazało, że:
- nie planuje wprowadzenia zmian legislacyjnych, które uczyniłyby Podmiot3 polem obowiązkowym,
- nie przewiduje walidacji systemowej w KSeF, która wymuszałaby wskazanie jednostki podrzędnej JST.
Jednocześnie resort podkreśla, że:
- w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 zastosowano mechanizm „miękkiego wymuszenia” – po zaznaczeniu, że faktura dotyczy JST, aplikacja wymaga wskazania danych jednostki podrzędnej,
- analogiczne rozwiązania są rekomendowane producentom komercyjnych programów finansowo-księgowych, choć nie mają charakteru obligatoryjnego.
Wsparcie dla JST i szkół
Resort wskazuje również na dostępne formy wsparcia:
- szkolenia (m.in. cykl „Środy z KSeF”),
- infolinię KAS ds. KSeF,
- formularz kontaktowy KSeF,
- możliwość uzyskania informacji w urzędzie skarbowym.
Źródło:
-
odpowiedź na interpelację nr 14259 w sprawie luk funkcjonalnych KSeF w zakresie fakturowania na rzecz jednostek samorządu terytorialnego
Stan prawny na dzień:
- 14-01-2026
