Obowiązki jednostek oświatowych związane ze stosowaniem e-doręczeń

Sprawdzamy, jakie obowiązki mają szkoły samorządowe i ministerialne związane ze stosowaniem doręczeń elektronicznych w oświacie od 1 stycznia 2025 r.

obowiązek stosowania e-doręczeń dotyczy korespondencji, w przypadku której wymagany jest dowód wysłania lub otrzymania (art. 4 i art. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych) Zatem w pierwszym kroku należy ustalić czy korespondencja wymaga uzyskania dowodu wysłania lub odebrania. Jeżeli nie to nie ma obowiązku stosowanie e-doręczeń.

e-doręczenia w oświacie należy stosować przede wszystkim w postępowaniach administracyjnych z KPA Postępowanie administracyjne prowadzone jest w sprawie:

odroczenia obowiązku szkolnego, zezwolenia na edukację domową, odmowy zezwolenia na indywidualny tok nauki, skreślenia z listy uczniów. Wysyłka korespondencji w takich sprawach wymaga bowiem potwierdzenia nadania lub odbioru pisma.

Ponadto przy dokonywaniu oceny pracy do doręczeń stosuje również się odpowiednio przepisy art. 39, art. 42, art. 43, art. 44, art. 46 i art. 47 KPA.

e-doręczenia w oświacie należy stosować w innych sprawach, w tym w korespondencji z innymi podmiotami publicznymi Przykładowo będzie to korespondencja z organem prowadzący, czy kuratorem, wojewodą (np. w przypadku zawiadomienia o przewinieniu dyscyplinarnym nauczyciela).

e-doręczenia w oświacie nie trzeba stosować gdy przepisy wyłączają taką konieczność E-doręczeń nie stosuje się w korespondencji (art. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych):

zawierającej informacje niejawne, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie na podstawie Prawa zamówień publicznych, jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych (sprawy sądowe). E-doręczeń nie stosuje się także gdy (art. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych):

1) adresat wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;

2) korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:

a) brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych, b) brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych, c) konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy, d) ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, e) ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny; 3) przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub publiczna usługa hybrydowa (PUH), w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.

jeżeli nie ma powyższego wyłączenia (z pkt 4) e-doręczenia należy stosować w przypadku, w którym adresat będzie dysponował adresem do e-doręczeń Zatem należy sprawdzić czy adresat korespondencji ma adres do e-doręczeń wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) albo odczytać adres, z którego nadano korespondencję do jednostki oświatowej.

jeżeli adresat dysponuje adresem do e-doręczeń (został wyszukany w BAE - Bazie Adresów Elektronicznych) to należy nadawać korespondencję w ramach PURDE na ten adres (wyjątek w pkt 7) Przepisy o doręczenia zobowiązują podmioty publiczne do korespondencji między sobą z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), również w kontaktach z podmiotami niepublicznymi, które mają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych.

W przypadku gdy podmiot niepubliczny nie jest do tego zobowiązany - korespondencja może odbywać się na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych; na adres do doręczeń elektronicznych, z którego została nadana korespondencja lub przy użyciu publicznej usługi hybrydowej (PUH).

W okresie przejściowym istnieją dodatkowe regulacje (pkt 8).

w określonych sytuacjach należy nadać korespondencję w ramach publicznej usługi hybrydowej (PUH) Obowiązek doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH) istnieje w przedszkolach, szkołach i placówkach prowadzonych przez jst. dopiero od 1 października 2029 r.

W ramach realizacji tej usługi operator wyznaczony (Poczta Polska) przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Korespondencja w ramach świadczenia tej usługi powinna zostać doręczona w czasie nie dłuższym niż 6 dni od dnia jej nadania (art. 50 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych).

E-doręczenie z wykorzystaniem PUH jest stosowany w przypadku ( art. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych):

1) braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych albo

2) gdy jednostka oświatowa posiada wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności.

w okresie przejściowym (od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r.) korespondencja może być doręczana za pośrednictwem: e-doręczeń, tradycyjnej poczty, ePUAP, innych systemów. W okresie przejściowym (do 31 grudnia 2025 r.):

samorządowe przedszkole, szkoła, placówka i ministerialna szkoła, placówka kieruje korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym (np. rodzica) na adres do doręczeń elektronicznych – jeżeli odbiorca taki adres posiada; jeżeli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), to korespondencja może być kierowana w dotychczasowy sposób, czyli przez operatora pocztowego, chyba że jest to odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP – w takim przypadku korespondencja jest kierowana przez ePUAP. (art. 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych)

jednostka oświatowa powinna odbierać korespondencję kierowaną z adresu do doręczeń elektronicznych i zarządzać skrzynką doręczeniową Podstawa prawna: art. 3 - art. 6, art. 50, art. 147ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1045), art. 39, art. 42, art. 43, art. 44, art. 46 i art. 47 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 572). Stan prawny na dzień: 23-12-2024

Okresy wliczane do dodatku za wysługę lat i wieloletnią pracę

Reguły obliczania długości stażu do dodatku za wysługę lat w przypadku pojedynczego zatrudnienia

Podobne artykuły

Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?

E-doręczenia w jednostkach oświatowych – zmiany najpewniej od 1 stycznia 2026 r.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych w pytaniach i odpowiedziach

Harmonogram wdrożenia e-doręczeń w oświacie

E-doręczenia w jednostkach oświatowych od 1 stycznia 2025 r. – OKRES PRZEJŚCIOWY

Reguły obliczania długości stażu do dodatku za wysługę lat w przypadku pojedynczego zatrudnienia

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Obowiązki jednostek oświatowych związane ze stosowaniem e-doręczeń

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Okresy wliczane do dodatku za wysługę lat i wieloletnią pracę

Reguły obliczania długości stażu do dodatku za wysługę lat w przypadku pojedynczego zatrudnienia

Podobne artykuły

Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?

E-doręczenia w jednostkach oświatowych – zmiany najpewniej od 1 stycznia 2026 r.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych w pytaniach i odpowiedziach

Harmonogram wdrożenia e-doręczeń w oświacie

E-doręczenia w jednostkach oświatowych od 1 stycznia 2025 r. – OKRES PRZEJŚCIOWY

Reguły obliczania długości stażu do dodatku za wysługę lat w przypadku pojedynczego zatrudnienia

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?