KSeF – są już akty wykonawcze

Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze, które kompleksowo regulują funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Akty te doprecyzowują zarówno zasady korzystania z systemu, jak i wyjątki od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz zmiany w JPK_VAT z deklaracją. Większość nowych regulacji będzie miała zastosowanie od 1 lutego 2026 r.

Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF

Najważniejszym z podpisanych aktów dla oświaty jest rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które szczegółowo określa techniczne i organizacyjne zasady funkcjonowania KSeF.

Rozporządzenie reguluje m.in.:

• rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA,
• metody uwierzytelniania użytkowników (np. certyfikaty) i sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury,
• zakres danych umożliwiających dostęp do faktur w KSeF bez dodatkowego uwierzytelniania,
• zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF oraz udostępnianych poza systemem, w celu zapewnienia autentyczności i integralności treści,
• procedury dotyczące faktur z załącznikami – od zgłoszenia zamiaru ich wystawiania po wymagania techniczne,
• wymagania techniczne dla procesów wystawiania, przesyłania i odbierania faktur w KSeF.

Rozwiązania przyjęte w rozporządzeniu są spójne z dokumentacją techniczną KSeF opublikowaną przez Ministerstwo Finansów i skierowaną w szczególności do integratorów systemów finansowo-księgowych.

Kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF?

Istotnym uzupełnieniem systemu jest rozporządzenie z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Ma ono charakter szczególny i wyłącza obowiązek KSeF w sytuacjach, w których specyfika dokumentów nie pozwala na ich techniczne odwzorowanie w systemie.

Wyłączenia dotyczą m.in.:

• przejazdów autostradami płatnymi dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę,
• przewozu osób dokumentowanego biletami uznanymi za faktury,
• usług kontroli i nadzoru lotniczego dokumentowanych fakturami za opłaty trasowe,
• usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi,
• faktur wystawianych w ramach samofakturowania przez lub na rzecz podmiotów zagranicznych nieposiadających NIP.

Jednocześnie rozporządzenie przewiduje, że w przypadku WDT nabywca zagraniczny, nieposługujący się polskim NIP, może wystawić fakturę w KSeF, jeżeli jest zidentyfikowany numerem VAT UE w swoim państwie członkowskim.

Zmiany w fakturach uproszczonych

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1742) dostosowuje zasady dotyczące faktur uproszczonych do realiów KSeF. Od 1 lutego 2026 r.:

• faktury uproszczone wystawiane w KSeF będą musiały zawierać NIP wystawcy,
• NIP nabywcy będzie podawany, o ile nabywca się nim posługuje,
• faktury uproszczone wystawiane poza KSeF, np. dla konsumentów, nie będą objęte tym wymogiem.

KSeF a JPK_VAT z deklaracją

Czwartym aktem jest nowelizacja rozporządzenia dotyczącego szczegółowego zakresu danych w JPK_VAT z deklaracją, dostosowująca ewidencję VAT do obowiązkowego KSeF. Kluczową zmianą jest obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury w ewidencji sprzedaży i zakupu oraz wprowadzenie oznaczeń dla dokumentów wystawianych poza systemem (OFF, BFK, DI).

Ministerstwo Finansów podkreśla, że nowe rozwiązania nie wprowadzają automatycznych sankcji i przewidują możliwość korekt JPK_VAT na dotychczasowych zasadach.

Podsumowując, podpisane rozporządzenia zamykają etap projektowy i wprowadzają spójne ramy prawne dla funkcjonowania KSeF. Szczególne znaczenie ma rozporządzenie w sprawie korzystania z systemu, które w praktyce określa, kto, jak i na jakich warunkach będzie mógł wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane od 2026 r. Dla podatników oznacza to konieczność nie tylko dostosowania systemów księgowych, ale także uporządkowania kwestii uprawnień, procedur i odpowiedzialności w organizacji.