Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku? – oświatowo.pl

Audyt ochrony danych osobowych w jednostkach systemu oświaty nie jest działaniem fakultatywnym ani „papierowym obowiązkiem”. Stanowi on realizację zasady rozliczalności , o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO, i jest jednym z kluczowych narzędzi pozwalających dyrektorowi szkoły wykazać, że dane osobowe uczniów, rodziców i pracowników są przetwarzane zgodnie z prawem.

Choć przepisy RODO nie nakładają wprost obowiązku corocznego audytu, jego przeprowadzanie wynika z obowiązków administratora danych oraz roli inspektora ochrony danych określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych.

Skąd wynika obowiązek audytu RODO w szkole? Podstawy prawne:

art. 5 ust. 2 RODO – zasada rozliczalności art. 24 ust. 1 RODO – obowiązek wdrożenia i przeglądu środków technicznych i organizacyjnych art. 32 ust. 1 RODO – bezpieczeństwo przetwarzania art. 39 ust. 1 lit. b RODO – zadania IOD (monitorowanie zgodności, audyty, szkolenia) Teza PUODO: „Samo posiadanie dokumentów nie jest wystarczające – administrator musi być w stanie wykazać, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych .” (Decyzja PUODO ZSPR.421.2.2019 ZSPR.405.67.2019)

Audyt jest więc narzędziem dowodowym , a nie jedynie elementem dokumentacji.

Kto przeprowadza audyt w szkole? Audyt może być przeprowadzony:

przez inspektora ochrony danych (wewnętrznego lub zewnętrznego), przez niezależnego audytora , w formie audytu wewnętrznego - przez pracownika jednostki - jeśli zapewniona jest obiektywność. Ważne! RODO nie określa formalnych kwalifikacji audytora , jednak warto się tu odnieść do wytycznych EROD (WP 243 rev.01) oraz art. 37 ust. 5 RODO, która wskazuje, że:

Inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39.

A zatem ważne jest, aby audytor miał: wiedzę prawną z zakresu RODO, znajomość realiów funkcjonowania szkoły, umiejętność analizy ryzyka. Etap I – zaplanowanie audytu Audyt RODO zawsze zaczyna się od planu , który powinien określać:

cel audytu, zakres (całościowy lub częściowy), okres objęty audytem, metody audytowe. W szkole audyt częściowy może objąć:

monitoring wizyjny, przetwarzanie danych w sekretariacie, dostęp nauczycieli do dokumentacji uczniów, system upoważnień. Plan audytu powinien zostać zatwierdzony przez dyrektora jednostki.

Etap II – inwentaryzacja procesów przetwarzania Na tym etapie audytor ustala:

jakie dane są przetwarzane, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, kto ma do nich dostęp, jak długo są przechowywane. Audytor weryfikuje m.in.:

rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO), zgodność podstaw prawnych (art. 6 i 9 RODO), realizację obowiązku informacyjnego (art. 13–14 RODO), dokumentację związaną z ochroną danych osobowych. Etap III – analiza zgodności procesów z RODO i przepisami krajowymi np.: audyt monitoringu wizyjnego W przypadku monitoringu audyt obejmie w szczególności:

cel monitoringu (bezpieczeństwo uczniów, mienia), podstawę prawną: art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO , art. 108a ustawy – Prawo oświatowe , zakres obrazu (brak toalet, przebieralni), okres przechowywania nagrań, dostęp do nagrań, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych z monitoringu, wypełnienie obowiązku informacyjnego, dokumentację (regulamin monitoringu). Decyzja PUODO DS.523.399.2021 Teza: Monitoring nie może prowadzić do nadmiernej ingerencji w prywatność – nawet jeśli jego celem jest bezpieczeństwo.

Etap IV – analiza ryzyka dla praw i wolności Audyt nie kończy się na stwierdzeniu uchybień. Kluczowa jest ocena:

prawdopodobieństwa naruszenia, możliwych skutków dla uczniów, rodziców i pracowników. Etap V – sprawozdanie z audytu i rekomendacje Audyt musi zakończyć się pisemnym sprawozdaniem , aby zrealizować zasadę rozliczalności, które:

dokumentuje przebieg audytu, wskazuje niezgodności, zawiera ocenę ryzyka, określa działania naprawcze i terminy. Jak często przeprowadzać audyt w szkole? RODO nie wskazuje częstotliwości, jednak:

rekomendowane minimum: raz w roku , obowiązkowo: po naruszeniu danych, po zmianach organizacyjnych, po wdrożeniu nowych systemów (np. e-dziennik, monitoring). Podstawa prawna: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Stan prawny na dzień: 22-01-2026

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Arkusz weryfikacji godzin ponadwymiarowych do zapłaty za okres: 1.09 – 31.12.2025 r.

Podobne artykuły

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Schemat decyzyjny udostępniania danych osobowych

Udostępnianie danych osobowych przez szkołę – kiedy jest dopuszczalne i na jakich zasadach?

Jak Prezes UODO nakłada administracyjne kary pieniężne?

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych uczniów za pomocą monitoringu wizyjnego w szkole publicznej? – odpowiedź UODO

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Arkusz weryfikacji godzin ponadwymiarowych do zapłaty za okres: 1.09 – 31.12.2025 r.

Podobne artykuły

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Schemat decyzyjny udostępniania danych osobowych

Udostępnianie danych osobowych przez szkołę – kiedy jest dopuszczalne i na jakich zasadach?

Jak Prezes UODO nakłada administracyjne kary pieniężne?

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych uczniów za pomocą monitoringu wizyjnego w szkole publicznej? – odpowiedź UODO

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?