Kiedy przedszkole może przetwarzać numer PESEL rodziców dziecka?

Numer PESEL to jedna z najbardziej wrażliwych danych identyfikacyjnych. Czy zatem można zbierać numer PESEL rodziców na etapie rekrutacji z myślą o ewentualnych przyszłych działaniach przedszkola - np. w kwestii egzekucji należności?

Odpowiedź Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest jednoznaczna: na etapie rekrutacji – nie wolno.

Jak podkreślono w Biuletynie UODO 1/26:

„Przedszkole podczas rekrutacji nie ma prawa pozyskiwać numerów PESEL rodziców”.

Rekrutacja: brak podstawy prawnej Zakres danych, jakich można żądać w procesie przyjęcia dziecka do przedszkola, wynika wprost z ustawy – Prawo oświatowe.

UODO przypomina:

„Artykuły 150 i 151 wprost wskazują, jakie dane osobowe ma zawierać wniosek o przyjęcie do takiej placówki. Nie ma wśród nich numeru PESEL rodziców (w odróżnieniu od numeru PESEL kandydata, czyli dziecka).”

To oznacza, że: numer PESEL dziecka – można zbierać , natomiast w przypadku numeru PESEL rodzica – nie ma podstawy prawnej .

Co ważne, nawet organ prowadzący nie może tego zmienić:

„Organ prowadzący daną placówkę nie może zmieniać zakresu wymienionych w nich danych oraz celu, dla którego są one pozyskiwane.”

Czyli dodanie pola „PESEL rodzica” do formularza rekrutacyjnego byłoby działaniem bezprawnym.

Działanie „Na zapas” to błąd Często pojawia się argument: „Zbieramy PESEL wcześniej, żeby ułatwić ewentualną egzekucję opłat”.

To podejście narusza zasady RODO.

Jak wskazuje UODO:

„Pozyskiwanie takich danych na zapas, na wszelki wypadek (…) jest działaniem nadmiarowym, naruszającym zasadę legalizmu, zasadę ograniczenia celu oraz zasadę minimalizacji danych.”

RODO wymaga bowiem, aby dane były:

„adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane”.

Na etapie rekrutacji numer PESEL rodzica nie jest niezbędny – więc nie wolno go przetwarzać.

Kiedy PESEL rodzica staje się dopuszczalny? Sytuacja zmienia się dopiero wtedy, gdy powstaje realna zaległość finansowa i placówka wszczyna postępowanie egzekucyjne.

Dopiero w tej fazie pojawia się podstawa prawna.

Jak wyjaśnia UODO:

„Dopiero niewywiązanie się z obowiązku uiszczenia należności (…) rozpoczęłoby bieg nowej procedury, prowadzonej zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. I to na tym etapie legalne byłoby przetwarzanie (w tym pozyskiwanie) numeru PESEL”.

Wynika to z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym, które wymagają wskazania numeru PESEL w tytule wykonawczym.

Czyli:

najpierw musi powstać należność i zaległość potem rozpoczyna się formalne postępowanie dopiero wtedy można legalnie przetwarzać PESEL To zupełnie inny proces niż rekrutacja.

Konieczność zachowania szczególnej ostrożności UODO dodatkowo podkreśla:

„Numer PESEL to krajowy numer identyfikacyjny, który powinien podlegać szczególnej ochronie (zgodnie z art. 87 RODO).”

To sygnał dla administratorów: tej danej nie zbieramy profilaktycznie ani „dla wygody”.

Ponadto UODO przypomina, że: "... w przypadku problemów z pozyskaniem numeru PESEL bezpośrednio od rodziców zalegających z opłatami warto zwrócić uwagę na przepisy ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, które wskazują, jakim organom, na jakich zasadach oraz w jakim celu można udostępnić dane z rejestru PESEL (art. 46). Stanowią one m.in., że dane z rejestru PESEL oraz rejestrów mieszkańców w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań udostępnia się m.in. organom administracji publicznej, sądom i prokuraturze (art. 46 ust. 1 pkt 1), a także państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach (art. 46 ust. 1 pkt 5)."

Źródło: " PRZEDSZKOLE PODCZAS REKRUTACJI NIE MA PRAWA POZYSKIWAĆ NUMERÓW PESEL RODZICÓW" , Biuletyn UODO 1/26, str. 27-28 Stan prawny na dzień: 12-02-2026

Arkusz organizacji – harmonogram i terminy w 2026 roku

Opublikowano tekst jednolity ustawy o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich

Podobne artykuły

Medycyna pracy a ochrona danych osobowych

Naruszenia ochrony danych osobowych w jednostkach systemu oświaty – przykłady i wnioski praktyczne na podstawie wytycznych UODO

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Informacja o wynagrodzeniu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie od 24 grudnia 2025 r.

Opublikowano tekst jednolity ustawy o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Kiedy przedszkole może przetwarzać numer PESEL rodziców dziecka?

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Arkusz organizacji – harmonogram i terminy w 2026 roku

Opublikowano tekst jednolity ustawy o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich

Podobne artykuły

Medycyna pracy a ochrona danych osobowych

Naruszenia ochrony danych osobowych w jednostkach systemu oświaty – przykłady i wnioski praktyczne na podstawie wytycznych UODO

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Informacja o wynagrodzeniu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie od 24 grudnia 2025 r.

Opublikowano tekst jednolity ustawy o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?