Skany świadectw pracy

PYTANIE: Czy do akt osobowych pracownika szkoły można włączyć przesłane skany świadectw pracy, czy też pracownik powinien okazać oryginały do wglądu? ODPOWIEDŹ: Pracodawca żąda od pracownika podania danych osobowych obejmujących m.in. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca ma prawo żądać okazania oryginałów świadectw pracy w celu zaliczenia do stażu pracy okresów z nich wynikających. Żaden jednak przepis nie zobowiązuje go wprost do wymagania od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów . Należy jednak zaznaczyć, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Istnieją wątpliwości co do tego, czy kserokopia lub skan dokumentu jest w istocie dokumentem w rozumieniu ww. przepisu. Przez wiele lat w orzecznictwie sądów powszechnych dominował pogląd, że kserokopia dokumentu nie jest dokumentem. Aktualnie (szczególnie wobec wprowadzenia art. 773 Kodeksu cywilnego) coraz częściej określa się kopie oraz skany dokumentów mianem dokumentu. Rozpatrując kwestię skanu dokumentu należy przy tym pomocniczo odnieść się do definicji dokumentu elektronicznego zawartej w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z nią dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Jeżeli wiarygodność kopii (skanu) dokumentów nie wywołuje wątpliwości, nie ma prawnego obowiązku żądania od pracownika przedstawienia oryginałów dokumentów, których kserokopie lub skany przedłożył pracodawcy. Niewątpliwie jednak samodzielne sporządzenie przez pracodawcę lub osobę uprawnioną kopii przedłożonych oryginałów dokumentów (lub poświadczonych kopii lub odpisów) jest postępowaniem prawidłowym i cechującym się większą starannością. Zalecam zatem takie postępowanie. Podstawa prawna: art. 221 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 1465). Stan prawny na dzień: 09-04-2024

Zmiana nazwiska pracownika – jak udokumentować?

Wszystko o sprawdzianie wiadomości i umiejętności

Podobne artykuły

Skierowania i orzeczenia lekarskie w aktach osobowych – w której części?

Zmiana nazwiska pracownika – jak udokumentować?

Wgląd w akta osobowe przez komisję rewizyjną

Poświadczanie za zgodność z oryginałem czy przedłożonym dokumentem?

Urlop okolicznościowy i inne zwolnienia od pracy – w której części akt?

Wszystko o sprawdzianie wiadomości i umiejętności

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Skany świadectw pracy

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Zmiana nazwiska pracownika – jak udokumentować?

Wszystko o sprawdzianie wiadomości i umiejętności

Podobne artykuły

Skierowania i orzeczenia lekarskie w aktach osobowych – w której części?

Zmiana nazwiska pracownika – jak udokumentować?

Wgląd w akta osobowe przez komisję rewizyjną

Poświadczanie za zgodność z oryginałem czy przedłożonym dokumentem?

Urlop okolicznościowy i inne zwolnienia od pracy – w której części akt?

Wszystko o sprawdzianie wiadomości i umiejętności

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?