Udostępnianie danych osobowych przez szkołę – kiedy jest dopuszczalne i na jakich zasadach? – oświatowo.pl

Udostępnianie danych osobowych w szkołach to zagadnienie, które w praktyce rodzi wiele pytań: komu placówka może przekazywać dane uczniów, rodziców lub nauczycieli, w jakich sytuacjach ma taki obowiązek, a kiedy przekazanie danych jest jedynie dopuszczalne, ale niekonieczne? Odpowiedzi na te pytania należy szukać przede wszystkich w przepisach RODO.

Czym jest udostępnienie danych w szkole? Udostępnienie danych osobowych stanowi jedną z form ich przetwarzania. W praktyce szkolnej będzie to każda sytuacja, w której dyrektor szkoły — jako administrator danych — przekazuje dane ucznia, rodzica, nauczyciela czy pracownika innemu podmiotowi, który następnie samodzielnie je przetwarza (np. organowi publicznemu, sądowi, innej szkole).

Charakterystyczne dla udostępnienia jest to, że po przekazaniu danych szkoła co do zasady traci możliwość kontrolowania sposobu dalszego ich wykorzystywania przez odbiorcę. Odpowiedzialność za dalsze przetwarzanie przechodzi więc na podmiot, który dane otrzymał.

Warto jednocześnie odróżnić udostępnianie danych od powierzenia przetwarzania (np. w sytuacji korzystania z dziennika elektronicznego). W przypadku powierzenia usługodawca przetwarza dane w imieniu szkoły i na jej polecenie, natomiast przy udostępnieniu działa we własnym imieniu i jako odrębny administrator.

Kiedy szkoła może (lub musi) udostępniać dane? W praktyce oświatowej udostępnianie danych występuje bardzo często — zarówno jako obowiązek prawny, jak i działanie oparte na innej przesłance przetwarzania.

Przykłady udostępniania danych w ramach obowiązku prawnego:

przekazywanie danych uczniów kuratorium w związku z nadzorem pedagogicznym, udostępnianie dokumentacji ucznia sądowi, policji lub prokuraturze, przekazywanie danych do ZUS lub urzędu skarbowego w odniesieniu do pracowników szkoły. W tych sytuacjach szkoła nie tylko może , ale wręcz musi udostępnić dane — wynika to wprost z przepisów prawa.

Są jednak też sytuacje, w których dane mogą zostać przekazane innemu podmiotowi, ale nie jest to obowiązek szkoły. Może się to odbywać np. na podstawie zgody rodzica niepełnoletniego ucznia (np. przekazanie dokumentów prywatnej placówce terapeutycznej) albo w ramach prawnie uzasadnionego interesu strony trzeciej.

Nie istnieje zamknięty katalog podmiotów, którym szkoła może udostępniać dane — każdorazowo konieczna jest analiza podstawy prawnej oraz celu przekazania informacji.

Podstawy prawne udostępniania danych w szkole Ponieważ udostępnienie stanowi formę przetwarzania danych, może ono opierać się na jednej z przesłanek zgodnych z art. 6 ust. 1 RODO (w odniesieniu do danych zwykłych). Niezależnie od wybranej podstawy szkoła ma obowiązek przestrzegania zasad przetwarzania danych, w szczególności:

zgodności z prawem i rzetelności przetwarzania , minimalizacji danych — przekazywane mogą być wyłącznie dane niezbędne do danego celu, ograniczenia celu — udostępnienie wyłącznie w ramach jasno określonego i uzasadnionego celu, integralności i poufności — zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. W praktyce szkolnej najczęściej stosowane są trzy podstawy udostępniania danych:

1. Udostępnianie danych na podstawie zgody

Zgoda może stanowić podstawę przekazania danych, ale powinna być stosowana wyłącznie wtedy, gdy brak jest innej podstawy prawnej . W szkole dotyczy to najczęściej sytuacji fakultatywnych, np.:

przekazanie danych ucznia organizatorowi konkursu, udostępnienie danych podmiotowi prywatnemu na wniosek rodzica. Zgoda musi być dobrowolna, świadoma, konkretna i jednoznaczna — a jej udzielenie oraz ewentualne wycofanie powinno być możliwe do wykazania. Rodzic lub pełnoletni uczeń musi znać:

odbiorcę danych, cel udostępnienia, zakres przekazywanych informacji. Wycofanie zgody powoduje, że szkoła nie może dalej udostępniać danych na tej podstawie .

2. Udostępnianie danych w wykonaniu obowiązku prawnego

Jest to najczęstsza podstawa przetwarzania w szkołach. Jeżeli organ publiczny zwraca się do szkoły o dane, powinien wskazać konkretny przepis prawa , który:

uprawnia organ do żądania informacji, jednocześnie zobowiązuje szkołę do ich udostępnienia. Sama informacja, że dany organ „ma prawo przetwarzać dane”, nie jest wystarczająca — szkoła musi mieć podstawę prawną własnego działania.

3. Udostępnianie danych w ramach prawnie uzasadnionego interesu

Ta przesłanka może mieć zastosowanie np. gdy:

inna osoba lub podmiot występuje o dane (np. w ramach sporu cywilnego), wnioskodawca wykaże, że dane są mu potrzebne do realizacji zgodnego z prawem interesu. W takim przypadku szkoła ma obowiązek przeprowadzić test równowagi , oceniając:

istnienie interesu prawnie uzasadnionego, niezbędność przekazania danych, zakres danych koniecznych do realizacji celu, czy prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, nie mają charakteru nadrzędnego. Co ważne, udostępnienie w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO jest możliwością , a nie obowiązkiem szkoły.

Procedury i odpowiedzialność szkoły Udostępnienie danych bez odpowiedniej podstawy prawnej stanowi naruszenie ochrony danych i może prowadzić do utraty poufności informacji. Dlatego w każdej szkole powinny funkcjonować jasne procedury określające:

kto odpowiada za ocenę wniosków o udostępnienie danych, w jaki sposób dokumentowana jest podstawa przekazania informacji, jak weryfikowany jest zakres danych zgodny z zasadą minimalizacji. Świadome i odpowiedzialne podejście do udostępniania danych jest elementem właściwego wykonywania zadań szkoły i ochrony praw uczniów, rodziców i pracowników.

Wykorzystaj: Schemat decyzyjny udostępniania danych osobowych Podstawa prawna: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Stan prawny na dzień: 28-12-2025

Udostępnianie danych osobowych przez szkołę – kiedy jest dopuszczalne i na jakich zasadach?

Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?

Klasyfikacja śródroczna to nie „czas na zaliczenie” – obowiązek szkoły wynikający z przepisów, zapisy statutowe

Podobne artykuły

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Schemat decyzyjny udostępniania danych osobowych

Jak Prezes UODO nakłada administracyjne kary pieniężne?

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych uczniów za pomocą monitoringu wizyjnego w szkole publicznej? – odpowiedź UODO

Klasyfikacja śródroczna to nie „czas na zaliczenie” - obowiązek szkoły wynikający z przepisów, zapisy statutowe

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Udostępnianie danych osobowych przez szkołę – kiedy jest dopuszczalne i na jakich zasadach?

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Checklista e-Doręczeń. Co podmioty publiczne powinny sprawdzić przed 1 stycznia 2026 r.?

Klasyfikacja śródroczna to nie „czas na zaliczenie” – obowiązek szkoły wynikający z przepisów, zapisy statutowe

Podobne artykuły

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Schemat decyzyjny udostępniania danych osobowych

Jak Prezes UODO nakłada administracyjne kary pieniężne?

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych uczniów za pomocą monitoringu wizyjnego w szkole publicznej? – odpowiedź UODO

Klasyfikacja śródroczna to nie „czas na zaliczenie” - obowiązek szkoły wynikający z przepisów, zapisy statutowe

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?