WhatsApp, Messenger w kontaktach z rodzicami i uczniami

Tworzenie grup na takich platformach jak WhatsApp lub Messenger do kontaktu jednostek oświatowych z rodzicami, czy uczniami jest różnie interpretowany. Wynika to z braku regulacji dotyczących sfery oświatowej w tym zakresie. Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania w tym zakresie.

Czy wolno prowadzić grupy wychowawcom do kontaktu z rodzicami i umieszczanie tam informacji dotyczących spraw dzieci z tej grupy? Co jest zgodne z prawem a co nie? Jak to zapisać? Jak powinny wyglądać zgody czy nie wyrażenie zgody, żeby to było zgodne z prawem? Jak te kwestie uregulować, aby były zgodne z prawem i służyły działaniom wychowawczym i promocyjnym szkoły, placówki?

Nie ma wprost zakazu tworzenia, prowadzenia grup dla rodziców konkretnych klas na komunikatorach internetowych przez nauczycieli, w tym wychowawców.

Ale…

Po pierwsze zgodnie z art. 98 ust. 2 Prawa oświatowego w statucie szkoły dla dzieci i młodzieży powinny znajdować się zapisy dotyczące organizacji i form współdziałania szkoły z rodzicami w zakresie nauczania, wychowania, opieki i profilaktyki. Z kolei w statucie przedszkola powinny być zakresy zadań nauczyciel oraz innych pracowników, w tym zadań związanych m.in. z współdziałaniem z rodzicami w sprawach wychowania i nauczania dzieci, z uwzględnieniem prawa rodziców do znajomości zadań wynikających z programu wychowania przedszkolnego realizowanego w danym oddziale i uzyskiwania informacji dotyczących dziecka, jego zachowania i rozwoju (art. 102 ust. 1 pkt 12 Prawa oświatowego).

W obu przypadkach to w statucie jednostki systemu oświaty powinny się pojawić formy współdziałania również w zakresie kontaktów z rodzicami (np. dziennik elektroniczny, służbowa poczta e-mail, wywiadówki, godziny dostępności, itd.). Zatem to tam trzeba ustalić zapisy, gdyby potencjalnie jednostka chciała korzystać z komunikatorów internetowych typu WhatsApp lub Messenger do kontaktów z rodzicami. Zarzuty w tym zakresie może mieć kurator oświaty, który kontroluje placówki, również w kontekście zapisów statutowych.

Po drugie w ramach standardów ochrony małoletnich w zakresie komunikacji między nauczycielem a uczniami i ich rodzicami m.in. Ministerstwo Sprawiedliwości zaleca, aby nie korzystać z grup na Messengerze czy WhatsAppie. Najbezpieczniej aby nauczyciel używał wyłącznie służbowych metod komunikacji (źródło: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/ustawa-kamilka-wyjasnienia-i-najczesciej-zadawane-pytania ).

Na marginesie warto wspomnieć, bo pytanie dotyczy kontaktu z rodzicami a nie uczniami w standardach chodzi przede wszystkim o to, aby nie używać kanałów komunikacji na drodze nauczyciel – uczeń niepełnoletni w taki sposób aby ten kontakt był ukryty, niejawny. Zatem nauczyciel powinien unikać prywatnych kanałów komunikacji (SMS-ów, mediów społecznościowych) bez wiedzy rodziców. Jeżeli rodzice uczniów niepełnoletnich wyrażą zgodę na taka formę komunikacji nauczyciela z uczniami, to będzie to dozwolone pod warunkiem, że będzie to również zgodne z zapisami statutu. Nie oznacza to jednak, że każdy taki kontakt powinien spotkać się z negatywną oceną i być w jakiś sposób penalizowany. Jak w każdej sytuacji istotne znaczenie mają intencje przyświecające tym kontaktom. W szczególności może to dotyczyć sytuacji, w której nauczyciel musi pilnie nawiązać kontakt z uczniem np. w trakcie wycieczko szkolnej. Jeśli jedyną lub też najszybszą formą kontaktu będzie prywatny telefon ucznia i nauczyciel, a sytuacji tego niezbędnie wymaga, to może a nawet powinien skorzystać z takiej możliwości.

Po trzecie nie bez znaczenia jest kwestia RODO i bezpieczeństwo, ochrona danych osobowych rodziców, uczniów. To jednostka oświatowa ma zabezpieczyć dane przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w taki sposób, aby dane te nie były udostępniane osobom nieupoważnionym oraz nie uległy zniszczeniu, zmodyfikowaniu lub utracie (art. 32 RODO). Nie wchodząc w szczegóły, w sieci można znaleźć wiele spraw dotyczących różnych zarzutów pod adresem takich komunikatorów w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Proszę również pamiętać, że jednostka oświatowa musi także poinformować o tym jak będą przetwarzane dane osobowe z wykorzystaniem komunikatorów internetowych.

Jak czytamy w poradniku „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych. Poradnik RODO” :

„Szkoła może wykorzystywać adresy e-mail do kontaktu z rodzicami, jeżeli rodzice wyrażą na to zgodę. Wykorzystując pocztę elektroniczną do kontaktów z rodzicami, szkoła powinna - zgodnie art. 32 RODO - wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiedni do ryzyka. Niemniej należy pamiętać, że istnieją bezpieczniejsze kanały komunikacji z rodzicami, np. poprzez usługę e-dziennika.

Nauczyciele do e-mailowego kontaktu z rodzicami powinni korzystać ze służbowych adresów e-mail oraz odpowiednio zabezpieczać dane osobowe udostępniane w przesyłanych wiadomościach. Nauczyciele nie powinni być zmuszani przez dyrektorów do wykorzystywania w tym celu prywatnego e-maila.”

Te wszystkie uwagi z poradnika można odnieść również do komunikatorów internetowych.

Trzeba jednak zauważyć, że nieco inne światło na tę kwestię rzuca np. przepis § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Stanowi on, że do dziennika lekcyjnego wpisuje się w porządku alfabetycznym lub innym ustalonym przez dyrektora szkoły nazwiska i imiona uczniów albo słuchaczy, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia albo słuchacza, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają , imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących zajęcia edukacyjne oraz tygodniowy rozkład zajęć, a w szkołach prowadzących kształcenie w formie zaocznej - semestralny rozkład zajęć. W przypadku dziennika lekcyjnego prowadzonego przez szkołę dla dorosłych, branżową szkołę II stopnia i szkołę policealną nie wpisuje się danych rodziców pełnoletnich słuchaczy. Jasno z tego wynika, że prawodawca wskazuje prywatne telefony i pocztę elektroniczną rodziców, jako dopuszczalną i ważną formę kontaktów.

Po czwarte wreszcie jednostka oświatowa musi pamiętać, że jeżeli zezwoli na kontakt za pomocą takich platform jak WhatsApp lub Messenger to wchodzi tutaj w grę jeszcze kwestia narzędzi ,na których taki kontakt będzie prowadzony i zapisy dotyczące ochrony danych osobowych funkcjonujące w każdej jednostce. W praktyce nauczyciele korzystają ze swoich prywatnych telefonów - oczywiście poza przypadkami, gdy takie narzędzie czy stanowiska komputerowe zapewnia szkoła - a tym samym należałoby stosować zasady dotyczące wykorzystania sprzętu prywatnego dla celów służbowych, szczególnie w kontekście bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Naszym zdaniem należy unikać sytuacji wykorzystywania w tym celu prywatnego telefonu.

Po piąte należy pamiętać, że nie wszyscy rodzice korzystają z takich form komunikacji internetowej, a ci którzy nie korzystaj również powinni mieć możliwość uzyskania informacji o swoim dziecku. Zatem grupa na WhatsApp lub Messenger to ewentualnie dodatkowa, a nie jedyna forma kontaktu z rodzicami.

To tylko niektóre problemy prawne pojawiające się przy wyborze tej formy kontaktu.

Wnioski

Z uwagi na powyższe naszym zdaniem wybór formy kontaktu z rodzicami za pomocą platform takich jak WhatsApp lub Messenger nie jest najlepszym rozwiązaniem, choć nie jest zabroniony.

Wymaga to jednak spełnienia wielu warunków, w tym:

ustalenie niezbędnych zapisów w statucie, uzyskania zgody rodziców, ograniczenie udostępnianych danych (do takich które nie naruszą przepisów RODO, czy prywatności ucznia, rodzica, itd.), udostępnienie szczegółowych informacji o przetwarzaniu danych. Z uwagi na bezpieczeństwo oraz zabezpieczenia w zapewnieniu zgodności z RODO, rekomendujemy użycie takich narzędzi do komunikacji szkolnej, które eliminują ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów. A tak nie będzie w przypadku wyboru WhatsApp lub Messenger do kontaktów z rodzicami. Nie znamy jednak przypadku gdzie w szkole funkcjonowałaby taka forma kontaktu usankcjonowana statutowo.

Czy poza godzinami pracy poza dziennikiem elektronicznym mogą i powinni nauczyciele odbierać informacje i odpowiadać na nie rodzicom?

Jeżeli w szkole oficjalnie funkcjonuje forma kontaktu z rodzicami za pomocą komunikatorów internetowych (np. WhatsApp lub Messenger) to poza godzinami pracy nauczyciele mogą ale nie muszą odpowiadać na wiadomości. Moim zdaniem tak jest również w przypadku dziennika elektronicznego.

Jak wynika z wyroku Sądu Rejonowego w Szczytnie z 6 września 2018 r. (sygn. akt P 28/18) to, że nauczyciele mają dostęp do e-dziennika, nie znaczy, że powinni po godzinach swojej pracy z niego korzystać. Sąd uznał za oczywiste, że nauczyciela dotyczy czas pracy nie tylko w ramach pensum, ale w ramach 40-tygodniowego tygodnia pracy, ale w żaden sposób nie da się wywieść z tego obowiązku korzystania w tym czasie z dziennika. Byłoby zatem ze wszech miar wskazane, by nie komunikowali się oni z rodzicami uczniów w godzinach wieczornych lub nocnych, co czasami ma miejsce.

Mamy procedury Standardy ochrony małoletnich - czy w nich można zapisać i dołączyć załączniki w/w deklaracji i zgód?

Tak jak wskazywaliśmy wyżej standardy dotyczą przede wszystkim relacji nauczyciel – uczeń. W standardach powinny pojawić się zapisy dotyczące korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet – nie tylko przez uczniów, ale i nauczycieli ale w kontekście kontaktów z dziećmi, a nie rodzicami. Zatem, czy w standardach regulujemy kwestię zgód rodziców na kontakt z nauczycielami za pomocą grupy WhatsApp lub Messenger – naszym zdaniem nie.

Czy wychowawcom, dyrekcji placówki wolno korespondować, wysyłać i przyjmować wiadomości, usprawiedliwienia nieobecności poprzez sms, messenger, komunikatory z wychowankami, uczniami placówki, szkoły kiedy są oni w danej chwili wychowankami, nie absolwentami? Czy wolno taką korespondencję i rozmowy telefoniczne prowadzić?

W statucie powinny być uregulowane kwestie usprawiedliwiania nieobecności (w imieniu uczniów niepełnoletnich robią to rodzice). Zgodnie z art. 99 Prawa oświatowego obowiązki ucznia określa się w statucie szkoły z uwzględnieniem obowiązków w zakresie m.in.: usprawiedliwiania, w określonym terminie i formie, nieobecności na zajęciach edukacyjnych, w tym formy usprawiedliwiania nieobecności przez osoby pełnoletnie. Przypomnijmy w tym miejscu przepis § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, o którym wyżej była mowa.

Kwestia możliwości prowadzenia przez nauczycieli, wychowawców, dyrekcję korespondencji z uczniami niepełnoldtnimi poprzez sms, komunikatory lub bezpośredniej rozmowy telefonicznej powinna być uregulowana w standardach ochrony małoletnich obowiązujących w danej jednostce. W standardach powinny pojawić się m.in.:

zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem placówki (czego nauczyciel, w tym wychowawca, dyrekcja nie może w stosunku do ucznia, a jak może to w jakim zakresie np. kontaktować się smsem, telefonicznie, za pomocą komunikatorów internetowych; że taka farma kontaktu z uczniem wymaga wcześniejszej zgody rodzica, jakiś uzgodnień, ram, poruszanych spraw); zasady korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet – nie tylko przez uczniów, ale i nauczycieli ale w kontekście uczniów (np. kwestie możliwości robienia zdjęć, nagrań prywatnymi telefonami). Zatem w standardach można ustalić w jakich sytuacjach i w jakiej formie może nauczyciel, wychowawca, dyrekcja kontaktować się z uczniem w taki sposób, aby taki kontakt nie został uznany za ukrywany, niejawny co może prowadzić do krzywdzenia dziecka.

Zawsze forma bezpośredniego kontaktu między uczniem a nauczyciele, wychowawcą, dyrekcja powinna być ustalona, jasna dla wszystkich w zakresie zasad, godzin, itd.

Zgodnie z zaleceniami Ministerstwa Sprawiedliwości na potrzeby standardów ochrony małoletnich „Zasady kontaktu powinny być ustalone przez placówkę. Nauczyciel powinien unikać prywatnych kanałów komunikacji (SMS-ów, mediów społecznościowych) bez wiedzy rodziców. Zaleca się używanie służbowych metod komunikacji, za zgodą rodziców.” Jest to kwestia niezwykle istotna, bowiem zdarzają się rzadkie przypadki prowadzenia korespondencji pomiędzy nauczycielem a uczniem, której treść jest nie do przyjęcia ze względu choćby na etykę zawodu nauczyciela. Zatem obok edukacji uczniów i nauczycieli w zakresie Standardów, należałoby również uczulić rodziców na kwestię kontroli treści przesyłanych przez komunikatory wykorzystywane przez ich dzieci. Jest to zadanie o tyle trudne, że zwykle nastoletni uczniowie lepiej posługują się tymi aplikacjami i są w stanie ukryć przed rodzicami charakter utrzymywanych kontaktów i osobę, z którą korespondują.

A czy dyrekcja może się kontaktować w czasie nienormowanym?

Naszym zdaniem dyrekcji dotyczą te same powyższe zasady co nauczycieli. Jeżeli dyrekcja chce skontaktować się z rodzicem w sprawie dziecka zawsze może, to zrobić na zasadach ustalonych w statucie, ewentualnie na nr tel. podany do kontaktu w dzienniku.

Współautor: Jacek Miklasiński

Źródło: publikacja PDF, „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych. Poradnik RODO”, MEN, 2018 rok, odpowiedzi udzielone przez Ministerstwo Sprawiedliwości dotyczące „Ustawy Kamilka”: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/ustawa-kamilka-wyjasnienia-i-najczesciej-zadawane-pytania ), dostęp z 16.01.2025 r. Orzecznictwo: wyroku Sądu Rejonowego w Szczytnie z 6 września 2018 r., sygn. akt IV P 28/18. Podstawa prawna: art. 98, art. 102 ust. 1 pkt 12 ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 737), art. 22c ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1802), art. 6 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 50). Stan prawny na dzień: 28-01-2025

Wydłużony czas trwania egzaminu ósmoklasisty – rozporządzenie podpisane

Wykaz zmian w zakresie egzaminów: ósmoklasisty, maturalnego, zawodowego

Podobne artykuły

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Ubiór uczniów – stan obecny i planowane zmiany

Schemat decyzyjny udostępniania danych osobowych

Udostępnianie danych osobowych przez szkołę – kiedy jest dopuszczalne i na jakich zasadach?

Wykaz zmian w zakresie egzaminów: ósmoklasisty, maturalnego, zawodowego

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

WhatsApp, Messenger w kontaktach z rodzicami i uczniami

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Wydłużony czas trwania egzaminu ósmoklasisty – rozporządzenie podpisane

Wykaz zmian w zakresie egzaminów: ósmoklasisty, maturalnego, zawodowego

Podobne artykuły

Jak przeprowadzić audyt RODO w szkole – krok po kroku?

Sfałszowany podpis rodzica na wniosku – jak powinna postąpić szkoła (RODO)?

Ubiór uczniów – stan obecny i planowane zmiany

Schemat decyzyjny udostępniania danych osobowych

Udostępnianie danych osobowych przez szkołę – kiedy jest dopuszczalne i na jakich zasadach?

Wykaz zmian w zakresie egzaminów: ósmoklasisty, maturalnego, zawodowego

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?