Przechowywanie dokumentacji dotyczącej ZFŚS

PYTANIE: Jak długo można przechowywać dokumentację dotycząca udzielania świadczeń z ZFŚS? ODPOWIEDŹ: Dane osobowe dotyczące zdrowia mają być przetwarzane przez pracodawcę wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów funduszu, tj.: przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Warto dodać, że to drugie kryterium dotyczy przede wszystkim świadczeń o charakterze zwrotnym, takich jak pożyczka mieszkaniowa, których zwrotu można dochodzić drogą cywilnoprawną. Okres przechowywania dokumentacji ZFŚS zależy od rodzaju tej dokumentacji. Co do zasady okres przechowywania danych tego rodzaju wynosi 5 la t. Ogólna zasada ochrony danych Ogólna zasada dotycząca ochrony danych osobowych zakłada, aby dane były przechowywane przez okres, jaki jest niezbędny do celów, jakich te dane dotyczą. Pracodawca przetwarza dane osobowe osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (art. 8 ust. 1c ustawy o ZFŚS). Oznacza to, że w celu ustalenia okresu przechowywania przedmiotowych dokumentów należy wziąć pod uwagę termin przedawnienia roszczeń z tytułu świadczeń socjalnych. Termin wygaśnięcia roszczeń z tytułu ZFŚS wynosi 3 lata od dnia wymagalności (art. 291 Kodeksu pracy). Jednocześnie jednak należy wziąć pod uwagę, że: świadczenia socjalne są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS; część świadczeń jest nieopodatkowana. W związku z tym, należy również uwzględnić dłuższe przechowywanie dokumentów. Okres ten trzeba dostosować do czasu przedawnienia zobowiązań publicznoprawnych z wymienionych tytułów. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat , licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez taki okres są to dane niezbędne do celów realizacji świadczeń socjalnych. Dokumenty dotyczące świadczeń przyznawanych z ZFŚS ze względu na przepisy podatkowe, które ich dotyczą, powinny być przechowywane przez 5 lat. Wydłużenie tego okresu będzie dopuszczalne, w przypadku ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Przede wszystkim jest on limitowany okresem przedawnienia, który wynosi 3 lata od dnia wymagalności roszczenia, zgodnie z art. 291 § 1 ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy. Ponad okres 3-letni dane wymienione w art. 8 ust. 1a u.z.f.ś.s. mogą być przechowywane, gdy przed upływem okresu przedawnienia zostało wszczęte i nie zostało prawomocnie zakończone postępowanie sądowe. Dodatkowo przez łączny okres 5 lat ( czyli przez czas trwania biegu terminu przedawnienia należności publicznoprawnych ) pracodawca może przechowywać tylko dane, które są konieczne do wykazania prawidłowości przyznanego świadczenia, a więc nie może przechowywać wszelkich oświadczeń, zaświadczeń i innych dokumentów złożonych przez osoby uprawnione, z uwagi na cytowane regulacje aktu u.z.f.ś.s. Dane osobowe w związku z potencjalną kontrolą pracodawca przechowuje po upływie terminu ustalonego na podstawie art. 8 ust. 1c w zw. z ust. 1a u.z.f.ś.s. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Natomiast należałoby usuwać szczegółowe informacje świadczące o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej i członków jej rodziny. Umowę pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych należy zatem zakwalifikować jako umowę cywilnoprawną, do której ma zastosowanie ogólny 6-letni termin przedawnienia (art. 118 ustawy z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny). Na tej podstawie można w mojej ocenie przyjąć, że dokumentacja pożyczki z funduszu powinna być przechowywana do upływu 6-letniego terminu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy pożyczki. Co więcej dane te powinny podlegać przeglądowi dokonywanemu przez pracodawcę nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Powinny być usuwane przez pracodawcę, jeżeli ich przechowywanie jest zbędne do realizacji celów funduszu. Wszystkie opisane powyżej kwestie pracodawca powinien zawrzeć w regulaminie funduszu. Archiwizacja zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem Zgodnie z wyjaśnieniami Urzędu Ochrony Danych Osobowych: „W przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Zatem podmioty publiczne będą realizowały zarówno cele związane z ochroną danych osobowych w ramach działania Funduszu, jak i cele archiwizacyjne”. - Komunikat Prezesa UODO z 6 lutego 2020 r. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. b, art. 8 ust. 1c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), art. 8 ust. 1a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 288), art. 291 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465), art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.) . Stan prawny na dzień: 21-03-2024

Czy dyrektor potrzebuje zgody na przetwarzanie danych w ramach ZFŚS?

Upoważnienie dla członków komisji socjalnej

Podobne artykuły

Odpis ZFŚS na nauczycieli w 2025 roku

Wynagrodzenie nauczyciela a informacja publiczna

Wizerunek dziecka w internecie – poradnik

Środki ZFŚS na wizytę u dentysty

O jakich naruszeniach trzeba powiadomić Prezesa UODO?

Upoważnienie dla członków komisji socjalnej

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Przechowywanie dokumentacji dotyczącej ZFŚS

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Czy dyrektor potrzebuje zgody na przetwarzanie danych w ramach ZFŚS?

Upoważnienie dla członków komisji socjalnej

Podobne artykuły

Odpis ZFŚS na nauczycieli w 2025 roku

Wynagrodzenie nauczyciela a informacja publiczna

Wizerunek dziecka w internecie – poradnik

Środki ZFŚS na wizytę u dentysty

O jakich naruszeniach trzeba powiadomić Prezesa UODO?

Upoważnienie dla członków komisji socjalnej

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?