Żądanie dokumentów na potrzeby ZFŚS

PYTANIE: Proszę o wskazanie, jakimi dokumentami należy potwierdzać sytuację osobistą, materialną, rodzinną pracownika szkoły? ODPOWIEDŹ: Przepisy nie wskazują jednoznacznie, jakimi dokumentami (albo jakimi konkretnie danymi, w tym osobowymi) pracodawca ma się posłużyć, aby zweryfikować uprawnienie pracownika do świadczeń w konkretnej wysokości. Tymczasem znaczna część takich danych będzie nie tylko danymi osobowymi (jak sytuacja finansowa, źródła dochodów, wysokość dochodów, dodatkowe zatrudnienie), ale na dodatek danymi wrażliwymi (np. choroby pracownika lub członków rodziny). To oznacza konieczność pilnowania przez pracodawcę tego, aby żądane przez niego informacje były faktycznie niezbędne do wykazania sytuacji socjalnej pracownika. Podstawową formą zbierania tych danych jest złożenie oświadczenia przez pracownika. Dobrą praktyką jest udostępnianie przez pracodawcę formularza (wzoru) takiego oświadczenia. Pracodawcy obawiając się o prawdziwość tych danych, żądają więc niejednokrotnie od pracowników okazania dokumentów potwierdzających treść oświadczenia. Są to najczęściej zaświadczenia o zarobkach (np. pozostałych członków rodziny), PIT za ubiegły rok, zaświadczenia z urzędu pracy czy nawet dokumentacja medyczna. W takim przypadku pracodawca (np. szkoła) powinien zapisać w regulaminie ZFŚS, jakie dokumenty czy inne potwierdzenia treści oświadczenia pracownika są dopuszczalne i wymagane przez pracodawcę. Wyrokiem z 8 maja 2002 roku (I PKN 267/01) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca jest uprawniony do pozyskiwania informacji o sytuacji materialnej pracownika, jeżeli mają one służyć przyznaniu świadczenia. Sąd podkreślił, że to, jakie informacje może pozyskiwać pracodawca, powinno być określone w regulaminie. Potwierdzał to także GIODO (poprzednik Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), zdaniem którego zapisy w regulaminie ZFŚS powinny: być formułowane z dużą ostrożnością – ze względu na możliwość naruszenia prywatności osób ubiegających się o świadczenia; wskazywać informacje i dokumenty niezbędne do dokonania oceny spełnienia kryteriów wymaganych do przyznania świadczenia. GIODO wyraźnie dopuszczał też wymaganie przez pracodawcę przestawienia zeznania podatkowego (PIT), ale wyłącznie do wglądu (tj. pracodawca nie może zostawiać sobie np. ksero PIT). Organ ten podkreślił, że to same przepisy prawa (tj. ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) wymagają od pracodawcy rozróżniania sytuacji pracowników pod względem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Poglądy przedstawione powyżej zachowują swoją aktualność także pod rządami RODO. Podstawa prawna: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 2886). Stan prawny na dzień: 21-03-2024

Dane, które można przetwarzać w ramach ZFŚS

Zaświadczenie lekarskie do wniosku o świadczenie z ZFŚS

Podobne artykuły

Przejęcie emerytów likwidowanej jednostki – co z ZFŚS?

Odpis ZFŚS na nauczycieli w 2025 roku

Wynagrodzenie nauczyciela a informacja publiczna

Wizerunek dziecka w internecie – poradnik

Środki ZFŚS na wizytę u dentysty

Zaświadczenie lekarskie do wniosku o świadczenie z ZFŚS

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Żądanie dokumentów na potrzeby ZFŚS

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Dane, które można przetwarzać w ramach ZFŚS

Zaświadczenie lekarskie do wniosku o świadczenie z ZFŚS

Podobne artykuły

Przejęcie emerytów likwidowanej jednostki – co z ZFŚS?

Odpis ZFŚS na nauczycieli w 2025 roku

Wynagrodzenie nauczyciela a informacja publiczna

Wizerunek dziecka w internecie – poradnik

Środki ZFŚS na wizytę u dentysty

Zaświadczenie lekarskie do wniosku o świadczenie z ZFŚS

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?