1 kwietnia 2026 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki dotyczące Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP). Choć pełny obowiązek raportowania umów zacznie obowiązywać dopiero od 1 lipca 2026 r., już teraz dyrektorzy szkół i placówek oświatowych mogą zakładać konta w systemie i przygotowywać się do nowych wymogów.
Czym jest Centralny Rejestr Umów JSFP i kogo obejmie?
Centralny Rejestr Umów JSFP to jawny system teleinformatyczny prowadzony przez Ministra Finansów i Gospodarki, w którym gromadzone będą informacje o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych.
Obowiązek przekazywania danych do CRU JSFP obejmie wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, w tym:
- szkoły i placówki prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego,
- szkoły i placówki prowadzone przez administrację rządową (np. przez ministrów).
Za realizację obowiązku odpowiadać będzie dyrektor szkoły jako kierownik jednostki i to on został zobowiązany do założenia konta w systemie oraz wyznaczenia osób upoważnionych do jego obsługi.
Od kiedy obowiązuje raportowanie?
Obowiązek publikowania informacji o umowach zacznie obowiązywać od 1 lipca 2026 r.
Co istotne:
- obowiązek nie dotyczy umów zawartych przed 1 lipca 2026 r.,
- dane o umowach należy wprowadzać bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od ich zawarcia.
Jakie umowy podlegają zgłoszeniu?
Zgodnie z art. 34a ust. 1. ustawy o finansach publicznych do rejestru należy zgłaszać umowy, które:
- stanowią zamówienie publiczne w rozumieniu przepisów ustawy prawo zamówień publicznych,
- są zawarte w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej szczególnej, oraz
- obciążają budżet jednostki.
Art. 34a. 1. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, zwany dalej „kierownikiem jednostki”, udostępnia i aktualizuje w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, zwanym dalej „Centralnym Rejestrem Umów JSFP”, informacje o umowie zawartej przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz, jeżeli umowa ta spełnia łącznie następujące warunki:
1) stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z późn. zm.5));
2) została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.
2. W przypadku gdy umowa została zawarta na rzecz jednostki sektora finansów publicznych, obowiązki, o których mowa w ust. 1, wykonuje kierownik jednostki, na rzecz której zawarto tę umowę.
Ważne!
W toku prac parlamentarnych zrezygnowano z progu 10 tys. zł. Oznacza to, że obowiązek zgłoszenia dotyczy wszystkich umów, niezależnie od ich wartości.
Jakie umowy nie podlegają zgłoszeniu?
Co istotne, nie wszystkie umowy będą ujawniane w rejestrze. Wyłączone z obowiązku zostały m.in.:
- umowy o pracę (zarówno z nauczycielami, jak i pracownikami niepedagogicznymi),
- umowy wskazane w art. 34a ust. 5 ustawy o finansach publicznych – darowizny, umowy ramowe niebędące zamówieniami wykonawczymi oraz kontrakty dotyczące bezpieczeństwa państwa.
Jakie dane będą publikowane?
W rejestrze znajdą się m.in.:
- numer umowy (jeśli nadany),
- data zawarcia,
- okres obowiązywania,
- strony umowy,
- przedmiot umowy,
- wartość,
- informacje o finansowaniu ze środków UE lub EFTA,
- status umowy i data jej zakończenia,
- podstawa prawna ewentualnego utajnienia informacji.
Możliwe będzie także dodawanie innych informacji, o ile nie będą stanowiły danych osobowych.
Ograniczenia jawności
Nie wszystkie informacje będą mogły być udostępnione. Ograniczenia wynikają m.in. z:
- ochrony prywatności osób fizycznych,
- tajemnicy przedsiębiorcy,
- przepisów o ochronie informacji niejawnych.
Ile jest czasu na wpisanie informacji do systemu?
Należy tu sięgnąć do ustępu 10 w art. 34a. Z niego wynika bowiem, że informacje o umowie należy udostępnić niezwłocznie, później jednak niż w terminie 30 dni odpowiednio od dnia zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany informacji o umowie. Podobnie sytuacja się ma z aktualizacją.
Ważne!
Do ww. terminu nie wlicza się dni, w których wystąpiła awaria systemu.
Art. 34a. 10. Informacje o umowie udostępnia się i aktualizuje w Centralnym Rejestrze Umów JSFP bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni odpowiednio od dnia zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany informacji o umowie, przy czym do tego terminu nie wlicza się dni, w których wystąpiła awaria, o której mowa w art. 34b ust. 2.
Zakładanie konta – od 1 kwietnia 2026 r.
Od momentu wejścia w życie rozporządzenia możliwe jest już zakładanie kont w systemie CRU JSFP. Dostęp do systemu jest bezpłatny i odbywa się przez stronę: jsfp.rejestrumow.gov.pl.
Logowanie wymaga uwierzytelnienia poprzez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej.
Aby uniknąć zatorów, Ministerstwo zaproponowało harmonogram składania wniosków:
- 1–22 kwietnia – jednostki rządowe,
- 22 kwietnia – 31 maja – jednostki samorządowe,
- od 31 maja – pozostałe jednostki.
Zgodnie z § 6 rozporządzenia MFiG z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, aby założyć konto niezbędne są:
- dane jednostki (REGON, adres e-mail, strona internetowa),
- dane osoby składającej wniosek,
- dokument potwierdzający powołanie kierownika jednostki lub jego reprezentanta,
- zapewnienie możliwości odbioru wiadomości z systemu.
§ 6. 1. Wniosek o założenie konta jednostki sektora finansów publicznych zawiera:
1) imię, nazwisko i służbowy adres poczty elektronicznej osoby fizycznej składającej wniosek o założenie tego konta;
2) następujące dane dotyczące jednostki sektora finansów publicznych:
a) numer REGON,
b) nazwę, NIP, jeżeli został zamieszczony w bazie REGON, adres siedziby, datę powstania, datę zakończenia, podstawową formę prawną, szczególną formę prawną, formę finansowania, formy własności, organ założycielski, rodzaj rejestru ewidencji, przy czym dane te są uzupełniane automatycznie po wpisaniu numeru REGON,
c) adres poczty elektronicznej,
d) adres strony internetowej,
e) imię i nazwisko kierownika tej jednostki.
2. Do wniosku o założenie konta jednostki sektora finansów publicznych dołącza się:
1) dokument potwierdzający powołanie na kierownika tej jednostki, a w przypadku wniosku składanego przez osobę przez niego upoważnioną – również upoważnienie do złożenia tego wniosku oraz zarządzania kontem tej jednostki, lub
2) kopie dokumentów określonych w pkt 1 podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Wsparcie i dodatkowe informacje
W przypadku pytań lub wątpliwości pracownicy jednostek mogą kontaktować się z Ministerstwem pod adresem: wsparcie.cru.jsfp@mf.gov.pl.
Podstawa prawna:
- art. 34a, 34b, 34d ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r., poz. 1530),
- ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320),
- art. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 902),
- ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1844),
- rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz.U. z 2026 r., poz. 440).
Stan prawny na dzień:
- 1-04-2026
