Kwalifikowanie umów w CRU JSFP – odpowiedzi na 32 pytania z życia szkoły/przedszkola – oświatowo.pl

Od 1 lipca br. szkoły, przedszkola i placówki oświatowe są obowiązane wprowadzać informacje o zawartych umowach do Centralnego Rejestru Umów. Rodzi to wiele pytań i wątpliwości. Zebraliśmy te, które Państwo do nas kierują i przygotowaliśmy na nie odpowiedzi. Zapraszamy do lektury. Czy udział w szkoleniu online zgłaszamy do CRU? Tak. Zakup szkolenia online przez formularz lub e-mail stanowi odpłatną usługę (zamówienie) zawartą w formie dokumentowej, co rodzi obowiązek zgłoszenia.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych (u.f.p.) w zw. z art. 77² Kodeksu cywilnego (k.c.)

Jak ustalić wartość wpisu przy cyklicznych zakupach artykułów biurowych bez umowy generalnej? Czy wpisuje się ją tylko raz? To zależy. Jeśli każde zamówienie jest składane osobno (np. e-mailowo), to każde stanowi odrębną umowę i musi być wprowadzane osobno ze swoją własną wartością. Jeśli istnieje jedna stała umowa ramowa na dostawy, samej umowy ramowej się nie wpisuje, a rejestruje się każde zamówienie wykonawcze. Jeśli podpisano jedną umowę realizacyjną, wpisuje się ją raz z całkowitą wartością (szacowaną na cały okres lub 48 miesięcy przy czasie nieoznaczonym).

Podstawa prawna: § 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r.. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Jeżeli szkoła komuś wynajmuje pomieszczenia i za to pozyskuje pieniądze, to wprowadzamy umowę? Nie. Do CRU wpisujemy wyłącznie umowy, na mocy których jednostka nabywa świadczenia (generujące wydatki). Umowy stanowiące przychód jednostki są wyłączone z rejestru.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 1 u.f.p. (odwołanie do definicji zamówienia jako nabycia).

Czy przy każdorazowym zamówieniu musi być podpisany dokument pt. UMOWA? Nie. Umowa podlegająca wpisowi może zostać zawarta również w formie dokumentowej (np. wysłanie zamówienia e-mailem, wypełnienie formularza online) lub elektronicznej. Tradycyjny dokument papierowy z podpisami obu stron jest wymagany tylko dla zachowania formy pisemnej.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 2 u.f.p. w zw. z art. 77² k.c.

A umowy ubezpieczeniowe na organizację wycieczki uczniów, gdzie szkoła jest organizatorem, ale koszt pokrywają rodzice? Tak, zgłaszamy. Szkoła występuje jako strona umowy i organizator. Finansowanie pośrednie (ze składek rodziców) nie odbiera umowie charakteru odpłatnego, a źródło środków nie zwalnia z obowiązku wpisu.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 u.f.p.

Zatrudnienie 5 pracowników na 4 miesiące na umowę zlecenie (środki z EFS). Czy wprowadzamy kwotę zliczoną dla pracownika z 4 miesięcy? Tak, wprowadzamy 5 odrębnych wpisów. Umowa zlecenie z osobą fizyczną podlega rejestracji (z podaniem jej imienia i nazwiska). Dla każdej umowy podajemy jej całkowitą wartość przewidzianą na cały 4-miesięczny okres obowiązywania.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 i ust. 7 pkt 6 u.f.p. oraz § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Zakupy stacjonarne na fakturę z płatnością przelewem – czy to forma umowy ustnej i czy są limity takich zakupów? Nie zgłaszamy. Zakup stacjonarny "z półki" to umowa zawarta ustnie/dorozumianie, która nie podlega wpisowi, a faktura jest jedynie dokumentem księgowym. W Podstawa prawnaach o CRU nie ma żadnych limitów ilościowych ani kwotowych dla transakcji ustnych, choć należy pamiętać o ogólnych zasadach rzetelności finansowej w JSFP.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 2 u.f.p. (brak wymaganej formy pisemnej/dokumentowej/elektronicznej)

A co jeśli pracownik bierze fakturę na szkołę z odroczonym terminem płatności? Również nie zgłaszamy. Odroczony termin płatności nie zmienia faktu, że zakup stacjonarny bez wcześniejszego podpisania umowy papierowej bądź elektronicznej był umową ustną, a faktura nie zastępuje wymaganej formy umowy.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 2 u.f.p.

A jeżeli nie będzie umowy zlecenia, tylko oddelegowanie do pracy w projekcie unijnym? Nie zgłaszamy. Oddelegowanie następuje w ramach stosunku pracy (prawo pracy), a wszelkie umowy i akty z zakresu prawa pracy są wprost wyłączone z CRU.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 5 pkt 1a u.f.p. (wyłączenie umów z zakresu prawa pracy).

Jeżeli podpisano umowę o pracę na rok z nauczycielem? Nie zgłaszamy. Każda umowa o pracę (niezależnie od czasu trwania) to stosunek pracy, który nie podlega wpisowi do rejestru.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 5 u.f.p.

Czy wpisujemy zakup podręczników i ćwiczeń ze środków dotacji celowej? Tak. Zakup podręczników to odpłatne nabycie dostaw (zamówienie). Źródło finansowania (dotacja) nie ma znaczenia, jeśli umowa obciąża plan finansowy jednostki. Warunkiem wpisu jest zachowanie odpowiedniej formy umowy (np. zamówienie e-mailem).

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 u.f.p.

Czy wprowadzamy umowy zawarte z nauczycielami w ramach projektu unijnego finansowanego ze źródeł zewnętrznych? To zależy od formy zatrudnienia.

Jeśli to umowa cywilnoprawna (zlecenie, o dzieło) – tak, wprowadzamy. Jeśli to umowa o pracę – nie wprowadzamy, ponieważ podlega wyłączeniu jako prawo pracy. Źródło finansowania (środki UE) nie zwalnia z obowiązku wpisu.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 oraz ust. 5 u.f.p.

A co z umowami zawartymi na czas ferii czy wakacji (półkolonie)? To zależy od rodzaju umowy. Umowy cywilnoprawne (np. zlecenia z instruktorami/opiekunami) zawarte od 1 lipca 2026 r. podlegają wpisowi. Umowy o pracę / angaże pracownicze są wyłączone.

Podstawa prawna : art. 34a ust. 1 i ust. 5 u.f.p.

A co z umowami z nauczycielem, gdy podstawa prawna jest inna niż mianowanie? Jeśli nauczyciel jest zatrudniony na podstawie stosunku pracy (np. umowa o pracę na czas określony na podstawie Karty Nauczyciela), to nie wpisujemy. Jeśli realizuje dodatkowe zadania na umowę zlecenie, to taką umowę cywilnoprawną wpisujemy.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 5 u.f.p.

Czy wpisujemy umowę na czas określony na podstawie Karty Nauczyciela? Nie. Jest to umowa z zakresu prawa pracy, która podlega bezwzględnemu wyłączeniu z rejestru.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 5 u.f.p..

Czy zakup środków czystości bezpośrednio w hurtowni na fakturę VAT trzeba wpisać do CRU? Nie. Podobnie jak w punktach 7 i 8, zakup stacjonarny to umowa ustna/dorozumiana, a faktura jest jedynie dokumentem księgowym.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 2 u.f.p.

A zamówienie materiałów biurowych wysłane w treści maila? Tak, zgłaszamy. Wysłanie zamówienia e-mailem i jego potwierdzenie przez sprzedawcę stanowi zawarcie umowy w formie dokumentowej.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 2 u.f.p. w zw. z art. 77² k.c.

Zamówienie złożone i potwierdzone, a za chwilę jest rezygnacja z zamówienia. Czy wtedy nie wpisuję do CRU? Należy wpisać, a potem zaktualizować. Z chwilą potwierdzenia zamówienia umowa została skutecznie zawarta i powstał obowiązek wpisu. Następcze odstąpienie lub rozwiązanie umowy przed upływem 30 dni na wpis wymaga zarejestrowania umowy i dokonania jej aktualizacji (zmiana statusu na nieaktywny).

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 i ust. 7 pkt 10 u.f.p. oraz § 3 pkt 10 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Jest zamówienie zlecenia w formie papierowej bez potwierdzenia na e-maila. Czy takie umowy wprowadzamy? Tak . Papierowy dokument podpisany przez strony spełnia wymogi formy pisemnej, która obliguje do wpisu do CRU. Brak e-maila nie ma tu znaczenia.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 2 u.f.p. w zw. z art. 78 § 1 k.c.

Czy początek i koniec umowy może być weryfikowany i kontrolowany? Tak. Rejestr jest jawny i powszechnie dostępny dla każdego. Za niewypełnienie obowiązku udostępnienia informacji publicznej (w tym danych w CRU) kierownikowi jednostki grozi odpowiedzialność karna oraz dyscyplinarna.

Podstawa prawna: art. 23 ustawy o dostępie do informacji publicznej

Jaką wartość podajemy dla umów na energię, jeśli nie znamy kwot przyszłych rachunków? Podajemy szacowaną łączną wysokość środków, jaką jednostka zamierza przeznaczyć na realizację tej umowy:

dla umów na czas oznaczony: planowana kwota na cały okres umowy. dla umów na czas nieoznaczony: planowana kwota za okres pierwszych 48 miesięcy. Podstawa prawna: § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Towar zamówiony telefonicznie, dostawa przez producenta z dokumentem WZ (towar wydano) i faktura w KSeF. Czy rejestrujemy? Nie rejestrujemy. Zamówienie telefoniczne to umowa w formie ustnej (wyłączona z CRU). Dokumenty WZ oraz faktura w KSeF są jedynie dokumentami wykonawczymi i rozliczeniowymi, a nie umowami w wymaganej formie prawnej.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 2 u.f.p.

Bus gminny dla uczniów jest za darmo – czy wpisać? Nie wpisujemy. Jeśli usługa transportu uczniów jest dla szkoły całkowicie bezpłatna (szkoła nie ponosi żadnych kosztów, jest to np. realizacja zadania własnego gminy lub użyczenie), umowa ta nie spełnia warunku odpłatności. Do rejestru trafiają wyłącznie umowy odpłatne.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 1 u.f.p. w zw. z art. 7 pkt 32 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP)

Pierwszy zakup tonerów po 1 lipca z e-mailowym potwierdzeniem. Czy mogę tę umowę nazwać (ponumerować) „1/2026”? Nie zaleca się wymyślania własnych numerów. W systemie CRU podaje się numer umowy tylko wtedy, gdy został on jej faktycznie i formalnie nadany przez strony. Jeśli zamówienie nie ma oficjalnego numeru, należy zaznaczyć opcję „Brak numeru umowy”.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 7 pkt 1 u.f.p. oraz § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Czy wpisujemy komputery otrzymane z projektów ministerialnych? Nie wpisujemy. Przekazanie sprzętu przez ministerstwo odbywa się najczęściej w formie nieodpłatnej (darowizna, użyczenie). Transakcje nieodpłatne nie spełniają definicji zamówienia publicznego, a umowy darowizny i użyczenia są wprost wyłączone z rejestracji.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 pkt 1 u.f.p. w zw. z art. 7 pkt 32 ustawy PZP

Jeśli mam zamówienie internetowe i nie mam nadanego jego numeru, to czy nie wpisujemy nic w numerze umowy? Tak, dokładnie. W polu przeznaczonym na numer umowy nie wpisuje się nic, natomiast w systemie należy zaznaczyć opcję „Brak numeru umowy” na „TAK”.

Podstawa prawna: § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Jeśli mamy już zawarte umowy na czas nieokreślony (np. na wodę) przed 1 lipca 2026 r., to też trzeba je wpisać? Nie. Obowiązkowi zgłoszenia podlegają wyłącznie nowe umowy zawarte od dnia 1 lipca 2026 r.. Umowy zawarte wcześniej (przed tą datą) są całkowicie wyłączone z tego obowiązku.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 u.f.p. oraz § 14 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Jeśli umowa zawarta przed 01.07.2026 zostanie aneksowana po tej dacie (np. zmiana stawek za media), to czy trzeba ją już zarejestrować? Czy datą zawarcia jest wtedy data aneksu? Nie, nie trzeba jej rejestrować. Aneksowanie „starej” umowy nie wywołuje obowiązku jej zgłoszenia do CRU. Decydująca jest wyłącznie data zawarcia umowy podstawowej, a nie moment podpisania aneksów.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 u.f.p.

Podręczniki zamówione w wydawnictwie przed 1 lipca, ale potwierdzenie zamówienia przyszło e-mailem 7 lipca – czy wpisać do CRU? Tak, wpisujemy. Umowa zawierana na odległość (np. przez internet) zostaje formalnie zawarta w momencie, w którym zamawiający otrzyma od sprzedawcy potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji. Skoro potwierdzenie dotarło 7 lipca 2026 r., umowa została zawarta po 1 lipca i podlega zgłoszeniu.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 u.f.p. w zw. z art. 71 i art. 61 Kodeksu cywilnego

Szkoła nie płaci za komputery (ministerstwo zamawia sprzęt centralnie i go przekazuje) – czy szkoła ma obowiązek wprowadzić tę umowę? Nie. W CRU danej jednostki (szkoły) rejestruje się wyłącznie te umowy, które bezpośrednio obciążają plan finansowy (budżet) tej konkretnej placówki. Jeśli szkoła jest jedynie darmowym odbiorcą, umowę w swoim CRU rejestruje podmiot, który faktycznie ponosi wydatek (w tym przypadku Ministerstwo).

Podstawa prawna: § 2 ust. 1–2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r . w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych w zw. z art. 34a ust. 1 u.f.p.

Zamówienie na dostęp do portalu po 1 lipca, wystawiono fakturę, ale po 14 dniach nastąpiła rezygnacja (korekta na 0 zł) – czy wprowadzamy? Tak, należy wprowadzić, a następnie zaktualizować. Z chwilą potwierdzenia zamówienia umowa została skutecznie zawarta i powstał obowiązek wpisu. Fakt, że została rozwiązana przed upływem 30 dni na zgłoszenie, wymaga jej zarejestrowania, a następnie dokonania aktualizacji (oznaczenia statusu jako „nieaktywny” z powodu odstąpienia/rozwiązania).

Podstawa prawna: art. 34a ust. 7 pkt 8 i 10 u.f.p. oraz § 3 pkt 8 i 10 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r.. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Czy każdy zakup po 1 lipca 2026 r. na rzecz przedszkola dokonany za pomocą pisemnego/dokumentowego zamówienia (żywność, środki chemiczne) musi być wpisany? Tak, absolutnie każdy. Jeśli zakup jest realizowany na podstawie dokumentu (zamówienie e-mail, formularz www) i dotyczy dostaw lub usług odpłatnych, podlega rejestracji. Nie ma żadnego progu kwotowego – wpisowi podlegają nawet drobne zakupy na niewielkie kwoty (np. na 2 zł), o ile nie były dokonane ustnie bezpośrednio w sklepie stacjonarnym.

Podstawa prawna: art. 34a ust. 1 u.f.p.

Wsparcie i dodatkowe informacje Ministerstwo Finansów służy wsparcie w przypadku pojawiających się pytań czy wątpliwości, które można adresować e-mailem na: wsparcie.cru.jsfp@mf.gov.pl.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r., poz. 1530), ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1844). Stan prawny na dzień: 11-08-2026

Kwalifikowanie umów w CRU JSFP – odpowiedzi na 32 pytania z życia szkoły/przedszkola

Co dalej z prawami i obowiązkami ucznia? MEN analizuje przygotowanie nowego projektu

Podobne artykuły

Centralny Rejestr Umów a faktura – czy wprowadzać?

Umowa ustna w Centralnym Rejestrze Umów JSFP

Centralny Rejestr Umów JSFP w jednostkach oświatowych – od 1 kwietnia można zakładać konta

CRU: Wszystkie umowy sektora publicznego będą jawne

Powódź i możliwość udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia oraz w trybie z wolnej ręki – UZP przypomina

Wspólne kategorie

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?

Kwalifikowanie umów w CRU JSFP – odpowiedzi na 32 pytania z życia szkoły/przedszkola

Subskrybuj

Subskrybuj

Kup pojedynczy artykuł

Co dalej z prawami i obowiązkami ucznia? MEN analizuje przygotowanie nowego projektu

Podobne artykuły

Centralny Rejestr Umów a faktura – czy wprowadzać?

Umowa ustna w Centralnym Rejestrze Umów JSFP

Centralny Rejestr Umów JSFP w jednostkach oświatowych – od 1 kwietnia można zakładać konta

CRU: Wszystkie umowy sektora publicznego będą jawne

Powódź i możliwość udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia oraz w trybie z wolnej ręki – UZP przypomina

Wspólne kategorie

Szukaj wg fraz

Wspólne kategorie

Info

Najnowszy artykuły

Nasz Partner

Witamy!

Stwórz nowe konto!

Odzyskaj hasło

Czy na pewno chcesz odblokować ten post?

Czy na pewno chcesz anulować subskrypcję?